Você está preocupado com fraude ou roubo em sua empresa? Se SIM, aqui estão os 10 tipos de fraudes mais perpetrados e as 10 melhores maneiras de evitá-las.
Ser vítima de fraude ou perder algo valioso para os fraudadores é uma experiência muito dolorosa. Quase fui vítima de fraude no passado, mas acho que a sorte estava do meu lado. No entanto, meu pai não teve tanta sorte, pois perdeu uma quantia muito grande em um acordo comercial com um fraudador que se apresentava como servo de Deus. Embora eu não queira entrar em detalhes do que aconteceu, quero aproveitar dessa experiência única para compartilhar com você algumas dicas que ajudarão você a evitar ser vítima de fraude.
10 Tipos de fraude nos negócios
De acordo com o relatório anual da Association of Certified Fraud Examiners, cerca de metade de todas as pequenas empresas sofre de fraude em algum momento do ciclo de negócios. E custará a cada empresa uma média de US $ 114.000 por ocorrência. Ou seja, uma pequena empresa perde cerca de US $ 114.000 durante cada ocorrência de fraude. E isso é uma perda suficientemente grande para fazer com que algumas empresas fechem as lojas.Pior, o culpado na maioria dos casos de fraude é um funcionário “ confiável “.
Agora, essas estatísticas são impressionantes. E eles apenas levam para casa o ponto em que a maioria das empresas corre o risco de fraude. Portanto, como proprietário de uma pequena empresa, você precisa fazer todo o possível para proteger sua empresa contra fraudes. Você com certeza não quer ser enganado por um funcionário que não faz ideia de tudo o que passou, apenas para fazer seus negócios decolarem.
Para proteger sua empresa contra fraudes, você precisa primeiro entender os vários tipos e formas de fraude a que sua empresa está exposta. Somente essa iluminação pode ajudá-lo significativamente a descobrir como evitar a ocorrência de fraude. Aqui estão 10 tipos comuns de fraude que podem destruir rapidamente qualquer negócio.
a. Roubo de estoque-: Esta é uma maneira antiga de ganhar dinheiro rápido. Com o tempo, o culpado roubará vários itens da loja ou do armazém e os revenderá, geralmente a preços ridículos. Você, como proprietário da empresa, não perceberá isso por um longo tempo, porque as perdas de estoque geralmente estão dentro da tolerância.Portanto, se você administra uma loja de varejo ou qualquer outra empresa que ofereça determinados produtos para venda, você precisa estar mais vigilante, pois sua empresa corre um risco alto por esse tipo de fraude.
b. Adulteração de cheques: refere-se a qualquer esquema no qual seu funcionário rouba os fundos da empresa falsificando ou alterando um cheque em uma das contas bancárias da empresa. Em outros casos, o funcionário rouba um cheque que sua empresa emitiu legitimamente para outro beneficiário. Para evitar esse tipo de fraude, verifique se todos os cheques em branco estão bloqueados. Insista nos recibos do banco de horas e revise-os com cuidado. E explique todas as verificações, incluindo as nulas.
c. Fraude de cobrança: É o que acontece quando um funcionário faz com que sua empresa emita um pagamento simplesmente enviando faturas de bens ou serviços fictícios, faturas infladas ou faturas para compras pessoais. Portanto, a empresa acaba pagando ao funcionário em dinheiro ou com ações.
Você pode evitar esse tipo de fraude, atribuindo as tarefas de aprovação de fatura e verificando a emissão de corte / pagamento a diferentes funcionários. Além disso, exija aprovação assinada para todas as despesas e revise a listagem de fornecedores periodicamente.
d.Desnatação-: Nesse tipo de fraude, o culpado rouba dinheiro da sua empresa antes de ser inserido nos registros financeiros da empresa. Normalmente, o funcionário aceita o pagamento de um cliente por um produto ou serviço, mas não registra a venda; portanto, todo o dinheiro ganho com a venda é roubado. Evitar a desnatação é fácil. Apenas certifique-se de que os recebimentos sejam devidamente emitidos para cada venda e, no final de cada dia, certifique-se de equilibrar o caixa com o total de recebimentos emitidos.
e. Roubo de dinheiro-: Isso é quase semelhante ao desvio, mas nesse caso, o culpado rouba dinheiro da empresa depois que ele é registrado nos livros e registros da empresa. Geralmente, o culpado rouba dinheiro e cheques dos recebimentos diários antes de serem depositados na conta bancária da empresa.
Com menos frequência, o culpado rouba cheques enviados para um fornecedor e o deposita em sua própria conta bancária. Isso é menos comum porque é fácil de detectar ( pois o fornecedor ligará para perguntar ). Para evitar furto em dinheiro, você deve abrir todos os cheques de correio e carimbo nas costas para depositar apenas na sua empresa.
f. Fraude na folha de pagamento: ocorre uma fraude na folha de pagamento quando seu funcionário solicita que você emita um pagamento, fazendo reivindicações falsas de compensação. Por exemplo, o culpado pode reivindicar horas extras por horas não trabalhadas ou adicionar funcionários fantasmas à folha de pagamento da empresa.Para verificar a fraude na folha de pagamento, estabeleça como regra que os funcionários recebam seus contracheques pessoalmente em intervalos periódicos ( para que você possa investigar todas as verificações não recebidas ). Além disso, exija que todos os cartões de ponto sejam devidamente assinados.
g. Suborno: É quando um ou mais funcionários oferecem, dão, recebem ou solicitam algo valioso com o objetivo de influenciar um ato oficial ou uma decisão comercial sem o seu consentimento. Por exemplo, um funcionário pode processar faturas infladas de um fornecedor e, por sua vez, recebe 10% do preço da fatura como suborno. Ou um funcionário pode aceitar o pagamento de um fornecedor em troca de vazar informações confidenciais sobre a oferta de um concorrente em um projeto.
h. Manipulação dos números de vendas-: Isso é comum entre os funcionários que recebem uma comissão com base na quantidade de vendas que fazem ou nas que precisam atingir uma meta mensal específica. Eles manipulam os números de vendas para atingir sua meta mensal ou obter mais comissão do que têm direito.
i. Fraude no reembolso de despesas: É o que acontece quando um funcionário reivindica reembolso por despesas comerciais fictícias ou infladas. Por exemplo, um funcionário enviado em uma tarefa comercial para outro país pode reivindicar despesas adicionais fictícias ou infladas.
j.Fraude na amizade: É o que acontece quando você fica tão perto de um funcionário que confia a ele documentos vitais da empresa, como cheques em branco. Normalmente, esses funcionários passam despercebidos por um longo tempo, porque você confiou neles demais, e você não acreditará que eles poderiam lhe dar um facão.
10 melhores maneiras de evitar fraudes em seus negócios
1. Controle sua ganância-: Bem, existe um ditado popular de que se algo parece bom demais para ser verdade, então é definitivamente bom demais para ser verdade. Uma coisa que leva as pessoas a avançar em um acordo, mesmo quando há sinais de alerta em todo o negócio, é a ganância. Acredito firmemente que a ganância é o fator vencedor que um vigarista sempre procura. Se você pode controlar sua ganância, nunca cairá em nenhum golpe.
2. Saber com quem você está lidando: Não faça negócios com indivíduos anônimos. Você deve procurar o endereço físico de um vendedor ( e não a caixa postal ) e o número de telefone. Com os serviços telefônicos da Internet e outras tecnologias baseadas na Web, será difícil saber de onde uma pessoa está ligando.
Faça uma pesquisa on-line pelo nome da empresa e pelo site, e procure por críticas. Se experiências negativas estão sendo relatadas por pessoas, agora você precisa decidir se a oferta vale o risco. Afinal, um acordo é sempre bom apenas se você obtiver um produto que realmente funcione conforme prometido.
3.Observe que a fiação de dinheiro é como enviar dinheiro: Não envie dinheiro por mídia não rastreável, como transferência bancária, Western Union ou MoneyGram, sem antes verificar a autenticidade do negócio e do indivíduo envolvido.
Pessoas transferem dinheiro, como muitas vezes insistido pelos vigaristas, especialmente no exterior, porque é quase impossível reverter a transação ou rastrear o dinheiro. Não transfira dinheiro para pessoas desconhecidas, especialmente para vendedores que insistem em transferências eletrônicas para pagamento, ou para qualquer pessoa que esteja afirmando ser um parente ou amigo em uma emergência e queira manter a solicitação em segredo.
4. Sempre leia seus extratos mensais: Os golpistas sempre roubam informações da conta e depois processam ou cometem crimes em seu nome. Os comerciantes desonestos cobrarão mensalmente ‘ taxas de associação ‘ ‘e outros bens ou serviços sem a sua autorização.
Pior ainda, seus funcionários o roubarão e aumentarão o preço dos itens comprados se eles descobrirem que você não se preocupa em ler os livros. Portanto, invista tempo para verificar regularmente seus registros financeiros e, quando vir cobranças que não reconhece ou não é bem-vindo, entre em contato imediatamente com seu banco, emissor do cartão ou outros credores.
5.Coloque um limite de retirada em sua conta bancária-: Sim, você pode impedir o crescimento de fraudes em sua organização colocando um limite de retirada em sua conta e instruindo seu banco a entrar em contato com você quando alguém tentar se retirar acima do limite.
6. Investir traz um risco; nunca esqueça que-: Se você for contatado com oportunidades de investimento de baixo risco e alto retorno, fique longe. Quando você recebe uma proposta que pede que você aja imediatamente, oferece uma garantia de grandes lucros e promete pouco / nenhum risco financeiro, pegue seu dinheiro e corra.
7. Certifique-se de que o pessoal que trata da conta a receber seja diferente do pessoal que trata da conta a pagar.
8. Não aceite cheques e devolva o dinheiro-: Por lei, os bancos terão que disponibilizar fundos dos cheques depositados em alguns dias, mas descobrir um cheque falso pode levar semanas. Você é responsável pelos cheques que depositou: se um cheque for falso, será responsável pelo pagamento do banco. Não importa quão convincente seja a história, alguém que paga em excesso é quase certamente um golpista, por isso tome cuidado.
9. Definir um padrão claro-: A melhor maneira de ajudar a proteger um negócio é definir padrões claros desde o início. Isso envolve um exemplo apropriado e um tom ético, começando de cima para baixo.Um manual do funcionário pode ser de grande ajuda para estabelecer os princípios e valores para orientar sua organização.
Um manual do funcionário nivela o campo de jogo e evita que as regras se tornem arbitrárias. A regra é aplicada a todos. Se alguém for demitido e você se descobrir no tribunal, o manual poderá ser uma referência que explicará quais ações justificam a demissão.
10. Verificação das referências dos funcionários-: Antes de contratar um novo funcionário, sempre verifique as referências e realize verificações de antecedentes que incluem empregos anteriores, licenciamento, crédito e histórico criminal. O custo de fazer isso é sempre superado pelo benefício. Por exemplo, como proprietário de uma empresa, você deve ser cauteloso ao contratar um contador ou contador com crédito ruim, porque o peso de deveres financeiros incapacitantes pode transformar uma pessoa honesta em ladrão.
11. Proteja sua organização: Utilize verificações renumeradas, pois isso permitirá que você faça a auditoria de verificações ausentes. Além disso, as verificações limpas da sequência podem ser identificadas mais facilmente. Todas as verificações devem ser mantidas em sigilo e chave, e as chaves nunca devem ser distribuídas.
Outras precauções incluem ter um procedimento de ” ‘ verificação anulada ‘ ‘e não assinar cheques em branco. Todos os desembolsos devem ser revisados regularmente.Examine e, em seguida, verifique os cheques emitidos para fornecedores que você não reconhece, cheques emitidos em dinheiro, cheques que aparecem fora de sequência e verificação cruzada de números ausentes.
12. Sempre esteja no controle de quem revisa documentos confidenciais: Os proprietários de pequenas empresas devem controlar quem primeiro recebe os extratos bancários e outros documentos confidenciais. Não é muito difícil para o pequeno empresário ter uma caixa postal separada com o objetivo de receber extratos bancários, recibos habituais ou quaisquer outros documentos confidenciais. Isso ajudará a eliminar a possibilidade de alguém interceptar o correio primeiro com o objetivo de roubar ou encobrir um roubo anterior.
13. Não envie dinheiro para alguém que você não conhece-: Não envie dinheiro para um vendedor on-line que você nunca ouviu falar ou viu – ou para um interesse amoroso on-line que pede dinheiro. É melhor fazer negócios com sites e pessoas que você conhece e confia. Se você comprar itens por meio de um leilão on-line, considere usar uma opção de pagamento que fornecerá proteção, como um cartão de crédito.
14. Não jogue na loteria estrangeira
15. Não responda a mensagens solicitando informações pessoais ou financeiras.etc.
16. Proteja sua folha de pagamento-: Este é outro capítulo sujeito a abuso. Proprietários e gerentes de pequenas empresas devem dedicar um tempo extra para revisar pessoalmente cada cheque da folha de pagamento.Embora seja demorado, esse procedimento fornecerá um monitor para garantir que os funcionários sejam pagos adequadamente. Isso pode ser especialmente importante quando uma empresa possui uma equipe temporária e de meio período. Embora nem sempre seja possível em uma pequena empresa, certas obrigações devem ser mantidas separadamente.
Por exemplo, a pessoa que ‘ corta ‘ ‘ou é responsável pelas verificações não deve ser a pessoa que a autoridade para assinar. A pessoa que abre o correio não deve ser o registrador de recebíveis e reconciliação das contas. Mesmo uma pequena empresa pode dar um passo para separar funções relevantes.
Concluindo, acredito que as precauções listadas acima ajudarão a evitar fraudes em seus negócios, por isso leve a sério.
