17 listas cruciais de planejamento de eventos para conferências

O sucesso de qualquer evento é quando os organizadores e os participantes estão satisfeitos com o resultado do evento e é responsabilidade do planejador de eventos garantir que tudo funcione conforme planejado / acordado. Qual é o benefício de contratar os serviços de um planejador de eventos se os participantes deixarem o evento insatisfeitos ou não obtiverem valor pelo seu dinheiro? Como planejadores de eventos, há muito em seu ombro.

A chave para um evento bem-sucedido é garantir que tudo o que está listado nas listas de verificação do planejamento de eventos esteja marcado. De fato, se você receber treinamento em planejamento de eventos, será ensinado a elaborar listas de verificação para vários eventos e componentes-chave que devem ser listados em suas listas de verificação.

Como seres humanos, quando Quando estamos sob pressão, muitos de nós tendem a esquecer coisas, e é exatamente isso que os planejadores de eventos costumam fazer em seu trabalho.Portanto, se você deseja continuar no negócio como planejador de eventos , deve estar ciente de que a pressão faz parte do acordo e é de sua responsabilidade criar um meio de entregar, independentemente da pressão de o projeto que você está lidando.

Como será a aparência se você tiver contrato para organizar uma Assembléia Geral Anual (AGM) para uma multinacional apenas para você descobrir que o sistema de endereços públicos está com defeito quando o presidente monta na tribuna para fazer seu discurso? Agora, consideremos 10 listas de verificação de planejamento de eventos para conferências;

10 listas de verificação cruciais para o planejamento de eventos para conferências

1. Local (salão ou sala de conferência)

O A primeira coisa que deve estar no topo da lista nas listas de verificação de planejamento de eventos para conferências é o local do evento. Você concorda que, se não houver local, não haverá evento, exceto que seja uma conferência on-line; mesmo em conferências on-line, será necessário selecionar uma plataforma que hospedará a conferência. Portanto, se você estiver criando listas de verificação como planejador de eventos, verifique se o local do evento está em negrito nas suas listas de verificação.

2.Oradores convidados

Outra coisa que não deve faltar nas listas de verificação de planejamento de eventos para uma conferência é os oradores convidados. Depois de discutir com os organizadores do evento e ter uma imagem clara dos resultados da conferência, você poderá listar possíveis palestrantes que podem ser entregues conforme o planejado. Portanto, é muito importante classificar os palestrantes da sua conferência antes de enviar convites ou anunciar o evento.

3. Processo de reserva de assentos

O processo de reserva de assentos é um aspecto do planejamento de eventos que não deve ser omitido. Se for uma conferência aberta a todos, deve haver um processo para controlar o número de participantes que podem participar da conferência, portanto, a reserva obrigatória de vagas antes de participar da conferência. Portanto, certifique-se de incluir o processo de reserva de assento em suas listas de verificação, exceto que você esteja preparado para gerenciar o excesso de público.

4. Materiais promocionais e para conferências

Os materiais promocionais e para conferências são outro fator chave que não deve ser deixado de fora nas listas de verificação de planejamento de eventos para conferências.Além de distribuir o folheto nos dias da conferência, também é necessário distribuir materiais promocionais bem antes dos dias programados para a conferência. Compilar o conteúdo e lidar com a imprensa leva tempo; é por isso que é importante resolver tudo isso a tempo, para evitar decepções nos últimos minutos que possam atrapalhar o sucesso da conferência. Portanto, verifique se os materiais promocionais e da conferência fazem parte de suas listas de verificação.

5. Sistema de endereços públicos

Sem um bom sistema de endereços públicos, sua conferência fracassará. O orador e os participantes terão dificuldade em se comunicar. Portanto, é importante incluir o sistema de endereços públicos como parte de suas listas de verificação. Antes de marcar o sistema de endereço público, verifique se ele foi testado repetidamente para garantir que esteja funcionando de maneira eficaz e, se possível, organize backups.

6. Disposição dos anúncios

Para que as pessoas participem da sua conferência, deve haver algum tipo de anúncio. Portanto, parte do que deve constar nas suas listas de verificação de eventos é a disposição dos anúncios. Verifique se você conseguiu obter uma resposta positiva de seus anúncios antes de marcar esta parte da sua lista de verificação. Se você não está obtendo o tipo de resposta esperado, será necessário adotar outro modelo de publicidade e é por isso que você não deve ter pressa em marcar esta parte.

7.Reservas de voo e hotel para palestrantes convidados

Outro componente essencial que não deve faltar nas listas de verificação de planejamento de eventos para uma conferência são as reservas de voo e hotel para palestrantes convidados. Não será adequado levar seu hóspede à cidade e começar a se deslocar de uma parte da cidade para outra em busca de um hotel adequado. Certifique-se de que as reservas de hotel e voo sejam bem atendidas com antecedência.

8. Carros e motoristas em espera para palestrantes convidados

Parte do que deve estar em suas listas de verificação é carros e drivers em espera para os palestrantes convidados. Não confie no fato de alguém oferecer seu carro como voluntário no dia da conferência. Certifique-se de que ele seja resolvido com antecedência e é aconselhável usar o serviço de aluguel de carro para evitar decepções de última hora.

9. Apresenta a conferência

Os responsáveis ​​pela conferência são outro fator que não deve ser deixado de fora das listas de verificação do planejamento de eventos. Como planejador de eventos, você deve saber o número de arrumadores necessários para administrar seu evento e é sua responsabilidade garantir que você assine um acordo com eles com antecedência para garantir seus serviços para o seu evento, a menos que você queira desapontado.

10. Formulário de Feedback

A marca registrada de uma conferência / evento de sucesso é quando você é capaz de obter feedbacks de participantes e facilitadores / palestrantes.Portanto, garanta que seu formulário de feedback seja impresso e distribuído na conferência.

10 dicas para o planejamento de super eventos para garantir um evento sem complicações

O planejamento de eventos sempre traz seus próprios desafios. É preciso estar muito pronto para ver que muitas coisas estão no lugar. Seja um evento pequeno ou grande, sempre há a necessidade de estar alerta para garantir que nada seja deixado de fora que seja capaz de prejudicar o sucesso do evento.

O evento começa a partir do dia seguinte o planejamento começa. Desde a distribuição dos cartões de convites, até a confirmação de presença, o aspecto da restauração e o que você tem. Todo o processo que leva ao eventual sucesso do evento é muito importante. É por esse motivo que os especialistas cruzam todos os Cs para garantir que sua marca esteja bem representada e para que possam obter clientes em potencial em seus eventos bem organizados.

Se você é um gerente de eventos ou está procurando para fazer flutuar seus próprios negócios de planejamento de eventos, as dicas a seguir sobre como planejar um evento sem complicações seriam muito boas.

a. Seja pago primeiro

Um dos fatores que dificultam o bom andamento de um evento pode ser o financiamento. Portanto, certifique-se de que seus clientes paguem bem o suficiente para que você possa colocar em ordem todas as coisas que seriam necessárias. Isso inclui; estabelecer o fornecedor que seria encarregado da refeição. Também o fotógrafo, os decoradores e outros que contribuem para o sucesso do evento.

b.Faça planos de backup

É muito importante que você tenha um plano de backup ou substitua cada pessoa que você tenha a bordo. Se, por exemplo, seu decorador não fornecer tudo o que é necessário para que o local do evento seja bem decorado, considere pagar mais para que eles possam ter um substituto.

c. Tenha um som de primeira qualidade

Você precisa garantir que possui um disc jockey confiável e um sistema de som. Isso é para que você não tenha problemas. Não precisa necessariamente custar um braço e uma perna para fazer as coisas. No entanto, verifique se você tem a pessoa certa. Se necessário; você pode considerar pagar um prêmio para ter o melhor serviço.

d. Planeje com antecedência

É muito imperativo que você planeje com antecedência. Por exemplo; se um evento estiver a um ano de distância, você não precisará esperar até uma semana para começar a colocar as coisas no lugar. De fato, você pode começar a organizar as coisas cerca de três meses até a data. Reserve a pessoa com sons, o fornecedor, o fotógrafo, entre outros com bastante antecedência.

e. Deixe sua escolha do local dizer tudo

Se o seu evento é sobre o crème de la crème na sociedade, sua escolha de local deve refletir isso. Isso significa que você precisa procurar o melhor dos locais que podem acomodar o calibre das pessoas esperadas.

f.Certifique-se de que existe um estacionamento

Ao escolher um local para um evento pequeno ou grande, não deixe de adquirir um que possua estacionamentos suficientes para acomodar seus convidados. Seu evento pode se tornar um desastre se seus convidados não tiverem amplo espaço para estacionar seus carros. Você pode considerar a que distância o estacionamento fica do local do evento, se o local escolhido tiver muito, se o estacionamento é seguro e outros.

g. Ter serviço suficiente Pessoal

Seria um desastre se você estivesse realizando um evento que planeja ter cem convidados e você tenha apenas uma pessoa para servir a todos. As coisas seriam mais lentas, assim como haveria muita distração. Por outro lado, se houver cinco ou mais pessoas, você pode ter certeza de que todos receberão suas bebidas e refeições a tempo, reduzindo assim o barulho e a distração.

h. Tenha uma ótima temperatura ambiente

Que hóspede gostaria de participar de um evento e tem uma sala tão quente e abafada? Ninguém. Portanto, para ter um evento livre de problemas, você deve descobrir que a sala tem a temperatura certa. Qual é a temperatura certa ? Isso significa um local fresco e bem ventilado e fresco.

i. Banheiro impecável

Ao fazer a reserva para o evento, verifique se há um bom banheiro lá.Ninguém gosta de um banheiro sujo e, portanto, é preciso preparar as pessoas cujo trabalho é arrumar o banheiro a cada uso. Faça o possível para fazer isso e você terá um evento bem-sucedido.

j. Tenha variedades

Uma das coisas capazes de estragar um evento é quando não há variedade. Certifique-se de que seus convidados tenham a opção de escolher o que querem beber e comer. Na verdade, você deve planejar uma variedade de bebidas e alimentos para que seus convidados possam ter o que quiserem.

Estas são algumas dicas e lista de verificação do planejamento de eventos que o ajudarão a organizar um problema evento. Além disso, há outras coisas que você deve fazer.

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