Deseja aumentar seu nível de produtividade gerenciando melhor seu tempo ? Se SIM, aqui estão 20 dicas de gerenciamento de tempo para os funcionários no local de trabalho .
Aqui estão algumas habilidades de gerenciamento de tempo dos funcionários que podem ajudar a melhorar sua produtividade no trabalho e também desenvolver suas habilidades de gerenciamento de tempo. Escolha e use as dicas que funcionam melhor para você.
20 Dicas de gerenciamento de tempo no local de trabalho para funcionários
- A tarefa mais importante deve sempre vir em primeiro lugar
A regra mais básica, porém suprema, no gerenciamento de tempo é simplesmente concluir a tarefa mais importante primeiro. Esta regra se aplica a todos os indivíduos em todos os níveis. No início do dia, selecione as tarefas que são mais importantes, especialmente aquelas com prazos e finalize-as sem erros.
Depois de procurar as tarefas mais importantes do dia, você já gerenciou seu dia com eficiência e, é claro, pode prosseguir para as atividades restantes do dia
- Durma o suficiente
Reduzindo o tempo de sono realmente baixo para trabalhar não é uma maneira de mostrar trabalho duro ou produtividade. É claro que há momentos em que você pode precisar ficar acordado um pouco ou ficar acordado a noite toda para fazer as coisas; isso não é prejudicial, mas não conseguir dormir o suficiente de maneira consistente pode afetar sua produtividade.
Quase todo mundo precisa entre 7-8 horas de sono todos os dias para que nossas mentes e corpos funcionem da melhor maneira possível; você pode não dormir até 8 horas todos os dias, mas sempre descanse o suficiente, reenergiza seu corpo.
3. Exercite-se e coma saudável
Muitos pesquisadores vincularam estilo de vida saudável à produtividade. Assim como dormir o suficiente, provou-se que uma alimentação saudável e exercícios ajudam a aumentar o nível de energia, melhoram a capacidade de foco e limpam a mente.
- Mantenha o foco na tarefa
O direcionamento do seu foco começa no momento em que seu dia começa. Você deve praticar como se concentrar, elaborando um calendário diário, semanal ou mensal. Comece o seu dia verificando seu calendário; verificar seu e-mail é importante, mas tente não torná-lo a primeira coisa que você verifica.
Além disso, junto com o calendário diário, crie uma lista de prioridades. Esta é uma forma de lista de tarefas a fazer, na qual você lista tarefas ou eventos do dia, dos seus principais prioridades ao mínimo. Ao determinar antecipadamente quais reuniões você tem e quais tarefas precisam ser concluídas hoje, você tomará melhores decisões quando finalmente ler seus e-mails.
Depois de iniciar as tarefas do dia, é hora de começar focado. Não inicie uma tarefa sem afastar as distrações, especialmente se você é alguém que não sabe trabalhar efetivamente em meio a distrações. Portanto, se você não precisar do seu telefone para esta tarefa, deixe-o de lado ou em silêncio, poderá ler suas mensagens de voz mais tarde; se você estiver trabalhando na internet, tente fechar as guias que podem distraí-lo, como sites engraçados de vídeo, sites de jogos, etc.
O próximo passo é a concentração. Depois de afastar as distrações, você precisará se concentrar na tarefa em questão. Concentre-se completamente na tarefa.Dependendo do que funciona para você, você pode ir a um lugar tranquilo, ouvir música enquanto trabalha, qualquer coisa que o ajude a se concentrar na tarefa.
- Desativar todas as distrações
É muito fácil perder o foco quando interrompido constantemente. A interferência contínua pode arruinar a concentração, que comprovadamente reduz o QI. Quando você está no horário para entregar tarefas de alta qualidade, é necessário desligar todas as distrações, mesmo que sejam relacionadas ao trabalho.
Exceto se você estiver esperando um e-mail muito importante, desative o e-mail alertas também. Além disso, evite tirar folgas para executar as tarefas menos importantes e menos oportunas porque você gosta de realizar várias tarefas. O tempo que você precisa para executar uma tarefa muito importante sob rígidas restrições de tempo talvez não seja o melhor para multitarefa; você precisa se concentrar.
- Planeje interrupções
Você já esteve em uma posição em que, no final do dia, percebe que não alcançou tudo o que planejava alcançar? Você precisa esperar interrupções e planejar com relação a elas.
Se você tiver 8 horas para trabalhar, planeje atingir suas metas para o dia em 6 horas. Sempre faça planos para realizar pelo menos 2 horas antes do que você realmente precisa. Reserve duas horas para cobrir os momentos aparentemente de distração, a fim de garantir que eles não afetem sua programação.Não se esqueça que as distrações sempre ocorrerão; você deve ser proativo.
- Aprenda a dizer NÃO
Uma das maneiras de melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo e aprender a executar multitarefas com eficiência é aceitar várias tarefas ou oportunidades com prazos iguais ou muito próximos. Mas você precisa saber quando não há problema em assumir mais responsabilidades, mesmo que sejam oportunidades. Você deve aceitar apenas a tarefa que você tem certeza de que terá tempo suficiente para concluir.
- Verifique seu e-mail apenas algumas vezes por dia
Este é talvez um dos hábitos de horário de trabalho que os funcionários acham mais difíceis de quebrar. No entanto, quebrar esse hábito é um dos melhores funcionários que podem aumentar a produtividade. Você ficará surpreso com quanto tempo economiza quando não está verificando e respondendo a todos os emails que recebe o dia todo. É claro que você precisa responder a emails importantes, mas reduz significativamente o número de vezes que passa verificando seus emails.
9. Não use sua caixa de entrada como sua lista de tarefas
Não crie sua lista de tarefas na sua caixa de correio, pois você provavelmente gastaria muito mais tempo verificando a lista em seus e-mails, do que você verificaria uma lista de tarefas escrita em notas simples ou em qualquer outro pedaço de papel. A maioria dos funcionários com uma lista de tarefas no email acaba verificando a caixa de entrada, responde a emails, caixa de saída, exclui etc., cada vez que eles simplesmente desejam verificar sua lista de tarefas. No momento em que terminam de verificar sua lista de prioridades, eles gastam quatro vezes a quantidade de tempo que pretendiam gastar.
- Priorizar com base no valor
Outra maneira de aproveitar ao máximo o seu dia e torná-lo perfeitamente produtivo é priorizando seu trabalho com base no valor que eles agregam. Usando a regra 80/20%, concentre-se mais nas tarefas ou métodos de 20% que fornecem resultados de 80%. Isso ajudará a garantir que você não gaste muito tempo em atividades que agregam pouco ou nenhum valor.
- Não pense na totalidade da sua tarefa. -do List
Pare de pensar em sua lista de tarefas a cada segundo do dia, pois isso não fará o trabalho. Sim, aqueles dias com um número aparentemente esmagador de tarefas chegarão; pensar nessa longa lista de tarefas e se preocupar com a forma de executá-las a tempo apenas o encheria de medo, cansaço, às vezes reclamações e, eventualmente, levará um tempo produtivo para você, em vez de ajudá-lo a maximizá-lo. p0> Sempre que sua lista de tarefas for realmente longa, priorize suas tarefas, delegue as que podem ser, marque as que você pode concluir em casa, concentre-se nas mais importantes e dê um prazo para conclusão. Saiba quando é melhor se concentrar em uma única tarefa de cada vez e quando é melhor executar várias tarefas.
- Insista na agenda e no cronograma
Há poucas coisas que desperdiçam o tempo dos funcionários no local de trabalho e uma delas são reuniões não planejadas. Não participe de nenhuma reunião sem uma agenda. Solicite a agenda da reunião e programe com antecedência para poder se preparar para a reunião com antecedência em termos de quanto tempo você precisaria gastar na reunião. Talvez você seja necessário apenas por alguns minutos ou sua participação na reunião nem sequer é necessária.
- Aplique o princípio de um toque ao email e ao papel: / strong> Ao receber um pedaço de papel ou email, decida atendê-lo imediata e completamente. Procure tarefas que possam ser delegadas e delegá-las de acordo.
14. Não permita que detalhes sem importância o arrastem para baixo
Muitas vezes, os projetos levam mais tempo do que deveriam, simplesmente porque os funcionários gastam muito tempo com detalhes minuciosos. É bom ser perfeccionista, mas quando pequenos detalhes começam a arrastá-lo para baixo, é hora de agir. Depois que você conseguir superar o desejo de revisar e examinar com freqüência o trabalho que você fez; certifique-se de realizar o trabalho principal primeiro, depois revise e faça as correções sempre que necessário.
15 . Faça com que as tarefas-chave se tornem hábitos
Todo funcionário tem essas tarefas-chave diárias que seu trabalho implica; simplesmente torne essas tarefas uma rotina e você perceberá o quão rápido é necessário para realizá-las.
16. Tenha consciência da quantidade de tempo na TV / Internet / jogos
Sim, é bom relaxar, se divertir e se divertir, mas quando a TV, os videogames e a Internet começarem para afetar sua produtividade, é hora de se ajustar. Esteja ciente do tempo que você gasta com isso, especialmente nos dias em que você leva as tarefas para casa para trabalhar. Não deixe que o tempo que você gaste com eles invada seu tempo de trabalho.
17. Fixar um limite de tempo para concluir uma tarefa
Na maioria dos casos, todas as tarefas têm um prazo, sempre dê a si mesmo um prazo antes do que lhe é exigido e seja disciplinado, isso fará com que você cumpra suas tarefas antes do prazo. Também em projetos nos quais você não tem prazos específicos, defina um prazo e trabalhe para cumpri-lo.
Crie um prazo para cada estágio da tarefa e cumpra-o. Não inicie uma tarefa e conclua que você estará pronto quando terminar. Dê a si mesmo um tempo específico em que você deseja concluir a tarefa, economizando tempo.
18. Deixe um tempo de buffer entre as tarefas
Quando você se enterra completamente em suas tarefas e passa rapidamente de uma tarefa para outra sem respirar, é difícil manter o foco e voltar com novas idéias. Sempre leve um tempo para atualizar, para que você possa ter motivação, energia e frescor suficientes para obter os melhores resultados.
- Gerencie as expectativas de outras pessoas
Se você é do tipo que sempre descarta tudo o que está fazendo para ajudar outras pessoas, a pessoa que sempre aceita ajudar outras pessoas a concluir suas tarefas, você sempre tem tempo livre para atender os visitantes, mesmo quando não é seu dever, etc.
Quando você age assim no trabalho, seu os colegas supõem que você sempre fará essas coisas e espera que continue agindo dessa maneira, porque funciona em vantagem deles, mas você, por outro lado, pode estar se preparando para um gerenciamento de tempo ruim e falta de produtividade. p45>
Não use o tempo em que você está trabalhando em sua tarefa para ajudar seus colegas a realizar o trabalho. Ajude outras pessoas no seu tempo livre.
20. Feche o seu dia
Ok, os três pontos principais aqui são:
- Avaliar
- Redefinir a prioridade
- Preparar
Não importa a que horas você saia do escritório, reserve a última hora ou 30 minutos ou até 15 minutos antes de você ir para casa para avaliar seu desempenho durante o dia.
Embora a maioria das organizações tenha uma avaliação estruturada de funcionários, no entanto, é importante que você analise suas realizações e deficiências do dia. quão bem você fez e as áreas que precisa melhorar e qual tarefa você deve levar para o dia seguinte. Você pode ter um diário de sua auto-avaliação.
Isso não apenas ajuda no gerenciamento do tempo, mas também faz de você um funcionário excelentemente organizado. Isso ajudaria a mantê-lo calmo e pronto sempre. Você deixará sua mesa descansando porque tem uma idéia do que aconteceu hoje e do que acontecerá no dia seguinte.
Re-priorize : verifique seu que fazer / prioridade lista, execute as tarefas e os objetivos que você alcançou, verifique sua programação para prazos próximos, documentos que surgiram durante o dia, incluindo o que você precisa fazer sobre eles e como.
Prepare : prepare-se para o dia seguinte.
