25 maneiras seguras de aumentar a eficiência da produtividade nos negócios

Sua equipe de negócios está executando abaixo da média em atendimento e entrega ao cliente? Se SIM, existem 25 maneiras seguras de aumentar a produtividade e a eficiência nos negócios.

Pesquisas mostram que 80 a 90% das pessoas gastam menos de 50% do seu tempo de trabalho nas coisas que dizem seus principais objetivos. Essa é uma estatística incrível, quando você pensa a respeito. O que mostra é que a maioria das pessoas é passiva na maneira como aborda a semana de trabalho.

Eles estão respondendo a e-mails, telefones, reuniões e objetivos de outras pessoas e voltam para casa sentindo que trabalharam tanto, mas na realidade eles não realizaram muito.

A demanda e a necessidade de maior produtividade têm aumentado devido aos avanços tecnológicos , expectativa do cliente e globalização.Uma empresa em um país do mundo agora tem que competir com outras empresas em diferentes partes do mundo, que elas nem sabem sobre sua existência.

Por que trabalhar para aumentar sua produtividade e eficiência?

Tanto a produtividade quanto a eficiência são realmente importantes para a construção de uma ética de trabalho fantástica. Em um sentido genérico, produtividade refere-se a quão bem uma organização converte insumos como mão de obra, materiais, máquinas, capital et al. em bens e serviços que satisfaçam uma necessidade.

Atualmente, o aumento da produtividade significa trabalhar com mais inteligência. A eficiência tende a comparar o que está sendo produzido em oposição ao que pode ser produzido usando a mesma quantidade de recursos. Em outras palavras, a eficiência tenta examinar o quão bem e livre de desperdício é um negócio.

Aumentar sua produtividade e eficiência no trabalho não é realmente um processo difícil, mas ainda assim exige que um indivíduo seja mais consciente sobre como ele ou ela gerencia os recursos à sua disposição. Aqui estão algumas estratégias eficazes que ajudarão você a aumentar a produtividade e a eficiência de sua equipe no trabalho.

25 maneiras seguras de aumentar a eficiência da produtividade nos negócios

1.

Habilidades organizacionais: resolva melhorar suas habilidades organizacionais e use um sistema de preenchimento em casa, no trabalho ou no computador. Cerca de 30% do tempo de trabalho é gasto na procura de itens extraviados. Essas são coisas perdidas porque não foram arquivadas corretamente em primeiro lugar. Gastar um tempo valioso para procurar informações ou materiais extraviados devido a um sistema de arquivamento descuidado ou inexistente pode ser bastante frustrante.

O melhor e mais simples de todos os sistemas de arquivamento é um sistema de arquivamento alfabético. Em conjunto com isso, é aconselhável ter um registro de todos os seus arquivos em um único local, como na área de trabalho. Esta lista principal deve fornecer o título de cada arquivo e informar onde o arquivo está localizado.

2. Automatize o maior número possível de tarefas:

sempre que for possível automatizar uma tarefa, faça isso. Isso ocorre porque no ambiente competitivo de hoje, automatizar seus negócios é uma necessidade e não um luxo.

Ao automatizar tarefas monótonas, você poderá economizar seu tempo e concentrar sua atenção em tarefas mais importantes que requerem pensamento analítico. e um toque humano.Embora a implementação da automação no local de trabalho possa ser bastante cara para começar no início, mas a longo prazo, ela se mostrará bastante mais barata, reduzindo custos e aumentando a eficiência dos negócios.

3. Interaja mais pessoalmente: ao examinar o envio de um email ou mensagem de bate-papo a um colega de trabalho como um método de obter respostas e resolver problemas pelo valor nominal, pode parecer uma maneira eficaz de obter o respostas que você procura; mas muitas vezes, no entanto, pode ter o efeito oposto. Isso ocorre porque o envio subsequente e posterior de mensagens pode levar mais tempo do que encontrá-las pessoalmente.

Embora e-mails e bate-papos sejam muito úteis no local de trabalho, você deve se sentir confortável para garantir que você se comunique com seus colegas de trabalho pessoalmente. Isso manterá os negócios em movimento eficientemente, pois um problema que pode ser resolvido em cinco minutos, o bate-papo cara a cara não acabará sendo um encadeamento de e-mail com 20 mensagens.

4. Horário nobre: ​​

você pode aumentar sua produtividade levando em consideração o horário nobre. No horário nobre, você organizará sua vida para fazer um trabalho criativo durante o horário nobre interno. Seu horário nobre interno é o horário do dia em que você está mais alerta e produtivo.

Para a maioria das pessoas, esse horário de maior desempenho ocorre pela manhã, quando eles têm uma boa noite de descanso. Para outras pessoas, é à noite ou à noite.É importante saber quando o horário nobre é para agendar seus projetos mais importantes de maneira a aumentar sua produtividade.

Você também deve estar ciente do que é conhecido como horário nobre externo. Esta é a hora do dia em que você e seus clientes estão mais disponíveis. As pessoas devem pensar em estruturar seu dia para o horário nobre externo e interno.

5. Produtividade das viagens aéreas: uma área importante em que a habilidade organizacional é vital são as viagens aéreas. Se você estiver em uma empresa que exige viagens periódicas, use esse tempo para ser muito produtivo.

Devido ao ambiente de trabalho ininterrupto que uma companhia aérea pode oferecer, pode torná-la uniforme ambiente de trabalho mais eficaz do que um escritório. Se você planejar com antecedência e organizar seu trabalho antes de partir para o aeroporto, poderá aumentar a produtividade realizando muito trabalho quando estiver no ar.

6. Gerencie seu tempo com eficiência:

o tempo é um recurso muito exclusivo, pois não pode ser armazenado e, uma vez perdido, não pode ser substituído. Para realizar mais tarefas de maneira eficaz e eficiente, não é necessário dizer que é essencial ter boas habilidades de gerenciamento de tempo.

Para criar uma estratégia de gerenciamento de tempo eficaz que funcione para você, será necessário Conheça a si mesmo. Você também precisará ter uma boa compreensão da autodisciplina e do método organizacional que funciona melhor para você.

7. Prepare com antecedência: preparar com antecedência é sempre essencial se você deseja gerenciar e maximizar seu tempo. Prepare sua lista de trabalho para o dia seguinte na noite ou na noite anterior. A última coisa que você deve fazer no final do final é definir o dia que está por vir.

O melhor exercício é planejar todo o dia seguinte como a última coisa que você faz antes de voltar para casa. trabalhos. Quando você planeja seu dia na noite anterior, seu subconsciente trabalha nos planos e objetivos enquanto você dorme.

Muitas vezes você acorda de manhã com idéias e insights que se aplicam ao trabalho do dia. Uma grande vantagem de preparar sua lista diária uma noite antes é que ela o ajudará a dormir mais profundamente. Uma das causas das noites sem dormir é que as pessoas ficam acordadas tentando não esquecer todas as coisas que precisam fazer no dia seguinte.

Mas, depois de escrever tudo o que você tem na lista, você fica mais limpo. e permite que você durma profundamente. Isso ajudará você a aumentar sua produtividade durante o próximo dia de trabalho, pois ficará mais relaxado e revigorado.

8. Programe seu tempo:

programar seu tempo reduz o estresse que a areia libera energia. O próprio ato de usar suas habilidades organizacionais para planejar seu dia, semana ou mês lhe dará uma maior sensação de controle e, assim, torná-lo mais produtivo ao longo do dia.Planejar seu dia com antecedência também ajuda a aumentar sua auto-estima e melhora o senso de poder pessoal.

9. Comece cedo: quanto mais tempo você gasta no planejamento, mais organizado você estará em todas as áreas da sua vida. Muitas pessoas de sucesso surgem às 5:00 da manhã ou 5:30 da manhã, para que possam ter tempo suficiente para pensar e planejar o dia seguinte.

Como resultado, elas são sempre mais eficazes do que aquelas que dormem em casa. até o último momento possível. Alguns minutos de reflexão tranquila antes de iniciar qualquer empreendimento, você pode economizar muitas horas na execução da tarefa. Quando você acorda cedo, planeja seu dia com antecedência, você tende a ser mais calmo, calmo e criativo ao longo do dia.

10. Limitar interrupções:

uma das razões pelas quais os membros da equipe acham difícil concluir tarefas efetivamente é devido a interrupções constantes. Várias reuniões, alertas por email, pop-ups de mensagens de bate-papo e notificações do seu software de gerenciamento de projetos interno et al. ter a capacidade de servir como principais fontes de distração. Em geral, geralmente leva algum tempo até que alguém possa retomar o trabalho efetivamente após ser interrompido.

Uma maneira de ajudar a melhorar o problema de distração constante no local de trabalho é agendar várias reuniões no mesmo dia, em vez de tê-los várias vezes e dias durante a semana. Como alternativa, você também pode fazer uso de alguns aplicativos, como a pausa na Caixa de entrada, para reduzir a notificação por email.

11. Concentre-se em uma única tarefa em vez de multitarefa: mesmo que muitas pessoas prefiram fazer multitarefa, isso não implica necessariamente que elas sejam mais eficazes ou eficientes nas tarefas que estão realizando. Além disso, a multitarefa não é útil, especialmente se as tarefas em questão são importantes. A multitarefa envolve espalhar sua atenção para muitos projetos, o que significa que você não está totalmente focado em nenhum deles.

Tudo bem, muitas tarefas serão iniciadas, mas muitas delas não serão concluídas em tempo ou efetivamente. Se você realmente deseja fazer alguma coisa, concentre-se totalmente, pois isso será feito muito mais rapidamente e produzirá melhores resultados. Concentre-se em uma única tarefa até que ela seja concluída.

12. Continue com o devido processo:

se você tem um projeto que já está sendo trabalhado, tentar apressá-lo pode resultar em cortes nos cantos que podem refletir na qualidade do produto final. Continue com o processo já estabelecido que foi testado e confiável para trabalhar e produzir os melhores resultados.

Cortar cantos também pode resultar na falta de um ingrediente ou processo no projeto, o que pode acabar custando mais tempo e dinheiro. No entanto, isso não significa que uma empresa nunca deve mudar a maneira como as coisas são feitas.

Se você deve alterar a maneira como as coisas sempre são realizadas, verifique se você tirou um tempo para ponderar deliberadamente a necessidade e as implicações do projeto. mudança.Não basta implementar algo novo por capricho ou porque você está atrasado.

13. Faça uso de um software de gerenciamento de tarefas: um software eficaz de gerenciamento de tarefas para equipes especificadas pode ajudar todos a trabalhar de mãos dadas, anotar como o projeto está progredindo e ficar em sintonia com a tarefa. O email nos últimos tempos não é a maneira mais eficaz de se comunicar e colaborar entre equipes. Você pode usar tantos softwares de gerenciamento de tarefas como o Trello para permitir a comunicação e o progresso do trabalho em um só lugar. Isso ajudará a economizar o estresse de ter que ir e voltar com os e-mails.

14. Faça uma pausa:

muitos estudos mostraram que fazer uma pequena pausa mental no trabalho, como uma curta caminhada, pode ajudar a aumentar sua atenção e eficiência. Tentar trabalhar por longos períodos de tempo excessivamente prolongados pode ser bastante contraproducente.

15. Defina prazos auto-impostos: mesmo que muitas pessoas vejam o estresse como uma coisa ruim, não precisa necessariamente ser assim, porque um nível de estresse gerenciável pode ajudar a aumentar sua eficiência e produtividade. Para tarefas que não têm um prazo (ou seja, tarefas abertas), tente definir um prazo e cumpri-lo como se fosse um prazo real. Você ficará surpreso ao descobrir o quão focado e produtivo ficará quando um prazo final for anexado a uma tarefa.

16.Se possível, delegar:

tentar fazer tudo sozinho ou tentar estar em todos os lugares ao mesmo tempo pode esgotar rapidamente um indivíduo. É importante observar que não importa o quão competente seja um empresário ou um funcionário, ele / ela não pode executar todas as tarefas.

Em vez de tentar microgerenciar tarefas, é melhor delegar tarefas em excesso aos membros competentes da equipe. É aqui que entra uma equipe eficiente. Ao distribuir o trabalho de maneira mais uniforme, todos terão menos tarefas e, como tal, serão mais eficientes e produtivos.

17. Tenha as ferramentas e equipamentos certos: é realmente necessário ter as ferramentas e equipamentos certos, pois isso ajudará os funcionários a desempenhar suas tarefas com mais eficiência e pontualidade. Pequenas coisas, como o tempo extra gasto na espera de uma papelada impressa devido à falta de uma máquina de impressão rápida, podem realmente ser contraproducentes.

Programas e equipamentos modernos de alta qualidade podem realmente fazer uma grande diferença quão rápido o trabalho é realizado e também como o trabalho está sendo percebido. Equipamentos como uma MFP que serve como scanners, impressoras, copiadoras e aparelhos de fax podem realmente ser úteis no ambiente de trabalho.

18. Certifique-se de que as condições do local de trabalho sejam ideais:

estudos descobriram que a temperatura ideal de um local de trabalho deve estar entre 20 e 21 graus Celsius.Um local de trabalho muito quente ou frio pode ser desconfortável e perturbador no sentido de que os funcionários passarão mais tempo caminhando para chegar a seus casacos ou ventiladores elétricos. É importante garantir que os sistemas de ar condicionado e aquecimento estejam em condições de trabalho adequadas para a estação apropriada.

20. Pratique reforço positivo: para garantir um ambiente de trabalho produtivo e eficiente, é necessário incentivar, motivar e recompensar os funcionários quando a ocasião o exigir.

Aplauda-os na ocasião em que eles fizeram bem e também faça críticas construtivas em ocasiões em que você acredita que suas ações deixaram algo a desejar. Também é aconselhável oferecer incentivos quando eles fazem bem o trabalho. A recompensa pode ser em forma de férias grátis, recompensa em dinheiro ou até mesmo um café para viagem grátis.

É necessário indicar o sucesso de um funcionário para outros funcionários, a fim de motivá-los e desafiá-los a fazê-lo. o mesmo. Quando você desafia seus funcionários a trabalharem mais e a obter recompensas por seu trabalho duro, eles terão algo pelo que se esforçar e terão maior probabilidade de serem mais produtivos.

20. Reduza o estresse no ambiente de trabalho:

trabalhadores que operam sob condições de intensa pressão definitivamente não terão a melhor forma de produtividade e eficiência. Um ambiente de trabalho estressante gera resultados ruins, menos produtividade e um nível mais alto de desmembramento.

Portanto, é necessário garantir que os funcionários estejam felizes em fazer o que fazem. Embora muitos empregadores negligenciem o poder de mostrar a seus funcionários o quanto são valorizados e apreciados no local de trabalho em nível pessoal, isso ajuda bastante.

21. Combine tarefas com habilidades: ter uma boa idéia dos pontos fortes, fracos e comportamentais de seus funcionários é essencial para garantir que eles estejam produzindo com a máxima eficiência. Por exemplo, um pensador extrovertido e criativo é geralmente a melhor pessoa para apresentar idéias aos clientes.

No entanto, colocar o mesmo indivíduo em uma tarefa orientada a detalhes e intensiva em regras pode não trazer o melhor deles, ao contrário do tarefa anterior. Esperar que seus funcionários sejam bons em tudo é apenas irreal e ineficaz. Antes de delegar atribuições a seus funcionários, você deve se esforçar para saber que ele ou ela é o mais adequado para executar a tarefa.

22. Mantenha as metas claras e focadas:

não é inesperado ter funcionários ineficientes em um ambiente onde as metas e objetivos não são bem delineados e conhecidos. Se as metas em um ambiente de trabalho não forem adequadamente definidas e alcançáveis, os funcionários serão definitivamente menos produtivos. Para combater isso, verifique se as tarefas dos funcionários são claras e o mais restritas possível. Diga a eles exatamente o que se espera deles e o impacto que sua tarefa terá em geral.

23. Elimine os excessos: quando possível, evite dar aos funcionários tarefas menores e desnecessárias quando houver uma tarefa maior que precise ser resolvida. Tente cortar tarefas que não dêem mais tempo aos funcionários para se concentrarem em tarefas de maior prioridade.

Por exemplo, se os funcionários precisarem escrever um relatório diário para seus supervisores, mas eles não tiverem tempo para ir. através de um relatório desse tipo, pode ser sábio eliminar os requisitos do relatório. As coisas não devem ser feitas com base na formalidade, pois isso é simplesmente um desperdício de tempo e recursos.

24. Treine e desenvolva sua equipe:

reduzir o número de sessões de treinamento de equipe ou simplesmente acabar com ela pode parecer uma maneira muito boa de economizar tempo e também de cortar custos; no entanto, isso pode sair pela culatra. Forçar os funcionários a aprenderem o seu trabalho em tempo real pode ser extremamente ineficiente. Portanto, em vez de deixar os funcionários tropeçarem no aprendizado de como fazer coisas novas, tire um dia para ensinar as habilidades necessárias para o trabalho.

Dessa forma, você os capacitaria a realizar as tarefas e não perderia seu próprio tempo no futuro para responder a perguntas simples que um treinamento teria impedido. Após o treinamento original, é necessário incentivar a educação continuada dos funcionários, ajudando-os a expandir seu conjunto de habilidades para o benefício da organização.

Isso pode ser alcançado por meio de treinamento individual, oficinas, cursos, seminários, mentoria, sombreamento ou até mesmo aumentando suas responsabilidades. Essas oportunidades adicionais fornecerão aos funcionários habilidades adicionais que lhes permitirão melhorar sua eficiência e produtividade.

25. Faça análises de desempenho: é quase impossível melhorar a eficiência de seus funcionários se eles não souberem que são ineficientes em primeiro lugar. É aqui que as análises de desempenho são úteis. Você pode usá-lo para medir o desempenho de sua equipe e, em seguida, ter uma reunião privada com eles para dizer o que eles estão fazendo certo e as áreas em que estão frouxos. eles o que eles acham que você pode fazer para ajudá-los a melhorar. Pedir feedback não apenas fornecerá uma maneira clara e imediata de ajudar sua equipe, mas também encorajará uma cultura de diálogo aberto.

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