Deseja acompanhar suas despesas, mas não possui o know-how e ferramentas? Se SIM, aqui estão 17 dicas úteis sobre como acompanhar as despesas da sua empresa sem nenhum custo.
Independentemente do tipo de empresa que você administra ou opera, é inevitável que você incorra em uma forma de despesa ou outra. A quantidade de dinheiro que uma empresa gasta e como ela gasta sempre desempenhará um papel importante na determinação de se uma empresa será bem-sucedida ou não.
Para uma empresa que gasta muito dinheiro em despesas para se manter à tona , ele deve ser capaz de gerar lucro. As empresas que incorrem em altas despesas no decorrer dos negócios, mas não obtêm muito lucro, definitivamente dobram com o tempo.
Devido ao fato de que todas as empresas devem tentar manter um equilíbrio entre os lucros eles recebem e as despesas que gastam, é de extrema importância avaliar continuamente as despesas.A avaliação dessas despesas permite que os empresários determinem onde estão gastando mais dinheiro e formas de minimizar as despesas.
Ao reduzir o valor gasto por uma empresa, ele pode aumentar seu lucro. Porém, antes que as despesas comerciais possam ser avaliadas, os proprietários das empresas devem acompanhar adequadamente as despesas comerciais. Existem vários métodos que podem ser usados para acompanhar as despesas comerciais. Alguns dos métodos mais populares de rastrear despesas comerciais incluem o uso de arquivamento em papel, planilhas e sistemas de software.
O método utilizado pode ser baseado na preferência pessoal ou no tipo e tamanho da empresa que é utilizada. envolvidos. Cada um desses métodos se concentra na organização das despesas comerciais por categorias específicas e na atualização regular dos valores gastos em cada uma para descobrir o total das despesas comerciais de uma empresa. Aqui estão algumas outras razões pelas quais você deve acompanhar as despesas comerciais regularmente
4 razões pelas quais você deve acompanhar as despesas comerciais a partir de hoje
a . Habilidades aprimoradas de conscientização financeira e gerenciamento de dinheiro : um dos motivos mais comuns responsáveis pelo fracasso da maioria das empresas é a falta de dinheiroo o fluxo de caixa é tão importante para a sobrevivência de uma empresa, faz sentido que um homem ou mulher de negócios inteligente faça o possível para garantir que sua empresa não caia na armadilha de ter muito pouco?
Uma maneira de fazer isso é através do gerenciamento de despesas diárias, para que você não não chegue ao final do mês e descubra que as despesas superaram a receita.
Ao acompanhar as despesas da sua empresa, você poderá controlar melhor os custos, saber exatamente o que está gastando e quanto custa você. Esses números diários se tornam seu marcador para verificar se você está acima ou abaixo do seu orçamento mensal. Todo o processo ajuda você a se tornar mais consciente financeiramente. Com esses dados, você pode detectar e corrigir maus hábitos de gastos desde o início, antes que eles saiam do controle.
Você não apenas economizará dinheiro – o que tem um impacto positivo no resultado final -, mas também liberará dinheiro para investir em outras áreas cruciais de negócios, como o departamento de marketing.
b. Você está melhor preparado para a temporada de impostos e pode receber dinheiro de volta: a temporada de impostos pode ser um aborrecimento, especialmente se você não estiver bem preparado; de fato, pode ser temido.Os donos de empresas geralmente lutam freneticamente tentando reunir todas as faturas e recibos necessários em seus laptops e caixas de sapatos.
Mas você não precisa passar por isso. Ao manter registros adequados, você estará sempre pronto para a próxima temporada de impostos. Sem correr, sem estresse e sem se preocupar com a perda de dinheiro. Veja bem, muitas despesas são dedutíveis dos impostos, o que significa que você poderá receber dinheiro de volta. Essas despesas incluem:
- Almoços e reuniões de negócios
- Custos com telefone celular e dados
- Despesas de viagem, como combustível para comparecer a uma reunião do cliente
- Material de escritório, como papel de carta.
- Despesas de aluguel
- Despesas do escritório em casa : se você tiver escritórios em casa, poderá se qualificar para o escritório em casa. anulações. Por exemplo, se o seu escritório em casa tiver 20% do tamanho, você poderá reivindicar 20% dos serviços públicos, manutenção e assim por diante.
Mas você só pode receber dinheiro de volta se rastrear, categorizar e divulgar essas despesas comerciais. A falha em manter registros precisos significa que você deixa dinheiro suado em cima da mesa e nas mãos do homem do imposto.
c. Funcionários mais felizes: se você estiver gerenciando uma equipe de funcionários, eles provavelmente enviarão recibos para despesas de viagem, refeições e outras despesas diretas. Ao acompanhar essas despesas, você pode reembolsar seus funcionários em tempo hábil.Reembolsar o dinheiro dos funcionários os mantém felizes e evita que eles lembrem das despesas registradas há algum tempo.
d. Facilidade na determinação da lucratividade: quase todo empresário sabe como calcular a lucratividade (receita menos despesas). A lucratividade informa se sua empresa está indo bem ou não, mas também ajuda a atrair investidores, financia suas atividades diárias e ajuda na obtenção de financiamento.
A importância de ser lucrativo não pode ser enfatizada demais, paradoxalmente, muitos donos de empresas têm uma compreensão muito ruim disso. Isso geralmente ocorre porque eles falharam em manter um registro preciso de suas receitas e despesas, dificultando que eles realmente saibam onde estão. registros.
O rastreamento regular das despesas comerciais também impedirá que você faça suposições informadas sobre lucratividade. Muitas empresas cometem esse erro – quando vêem as vendas chegando, assumem erroneamente que seus negócios são mais lucrativos do que realmente são.
Com isso em mente, aqui estão algumas maneiras pelas quais uma empresa pode acompanhar suas despesas;
4 maneiras acessíveis, mas altamente eficazes para rastrear despesas comerciais
i. Razão: alguns empresários ainda preferem papel e caneta desatualizados para acompanhar suas despesas.No entanto, os livros contábeis só podem ser gerenciados para administrar uma pequena empresa, como uma sociedade unipessoal, sem funcionários ou muitas transações complexas e, portanto, acompanhar suas despesas pode ser tão simples quanto registrá-las em uma borda diariamente ou uma vez por semana .
Na hora do imposto, some cada categoria de despesa e registre-a no Anexo C da sua declaração de imposto. Para uma empresa maior, você terá que buscar algo mais eficiente em outra para lidar adequadamente com suas despesas.
ii. Software e planilhas: software de computador facilita muito o controle das despesas comerciais. Por exemplo, softwares como o QuickBooks permitem categorizar despesas, registrar cada despesa e rotulá-la com a categoria adequada.
Você também pode executar relatórios para rastrear gastos em diferentes categorias. Os softwares são mais eficientes que o método manual de caneta e papel e facilitam a preparação de impostos, porque o computador controla as despesas e as adiciona para você. Você deve fazer backup do seu software diariamente para evitar a perda de seus registros comerciais.
Os empresários também podem rastrear as despesas comerciais por meio de planilhas. As planilhas e o software usam registros computadorizados para rastrear as despesas de maneira semelhante aos registros em papel. Muitas empresas preferem seguir esse método ao rastrear despesas, pois exige menos espaço de armazenamento físico e os registros podem ser acessados de praticamente qualquer lugar a qualquer momento.
Também pode ser muito mais fácil organizar categorias de despesas comerciais e atualizar totais ao usar esse método. As categorias de despesas comerciais mais comuns incluídas nos sistemas de rastreamento de software incluem aluguel, serviços públicos, custos de viagem, entretenimento do cliente, folha de pagamento, impostos e suprimentos. O software de rastreamento de despesas para pequenas empresas calcula os custos automaticamente quando as despesas são inseridas, o que economiza muito tempo em comparação com outros métodos.
iii. Recibos: Seu registro de despesas, seja por escrito ou inserido no computador, é apenas parte da documentação necessária para os impostos comerciais. Você também deve manter os recibos de suas despesas. Para uma empresa menor com poucas receitas, um arquivo do tipo acordeão com etiquetas para as diferentes categorias de despesas, como publicidade, material de escritório, postagem e outros. vai funcionar bem. Para uma empresa maior, as pastas em um gabinete de arquivos podem funcionar. Depois de registrar uma despesa, arquive o recibo na pasta ou seção apropriada do arquivo de acordeão.
iv. Quilometragem: Se você usar seu veículo pessoal para os seus negócios, poderá deduzir uma taxa fixa para cada milha que percorrer para fins comerciais, como ligar para clientes ou dirigir-se à loja de material de escritório para pegar cartuchos de impressora. Para fazer isso, você deve manter um registro de quilometragem em seu carro e registrar as milhas inicial e final de cada viagem, juntamente com o objetivo da viagem.Isso facilita a adição de milhas de negócios no final do ano, mas também serve como documentação para justificar sua dedução de milhagem ao IRS.
Como acompanhar as despesas comerciais 17 Útil Dicas
1. Crie uma conta bancária comercial: muitos proprietários únicos não vêem a necessidade de separar seus negócios e suas informações pessoais. contas. Se você tem uma mentalidade semelhante, é hora de descartá-la e obter uma conta bancária comercial. Sempre verifique se a receita da sua empresa vai para a sua conta comercial e use um crédito comercial ou uma conta corrente para compras relacionadas à empresa que possam ser pagas com cartão. duas contas, mas uma distinção clara entre as duas contas ajudará você a acompanhar facilmente seus negócios e despesas pessoais. Criar uma conta bancária comercial também aumentará seu crédito comercial, o que será útil se você precisar de financiamento no futuro.
Além disso, faz sentido obter um cartão de crédito dedicado ao uso comercial. Isso ocorre porque você achará mais fácil organizar sistematicamente suas despesas com a ajuda de um cartão de crédito dedicado. Isso também deve ser mais conveniente do que carregar dinheiro, já que a maioria dos varejistas agora também aceita cartões de crédito para pequenas transações.
2.Não elimine seus recibos: não apenas jogue fora os recibos, mas quando você obtém recibos de compras relacionadas a negócios, armazena-os em envelopes ou uma gaveta e arquiva-os em um arquivo, organizado por mês . Se você for auditado, poderá precisar desses recibos como prova de suas compras comerciais.
Manter cópias de recibos de despesas é muito útil quando você estiver preenchendo suas declarações fiscais. Concedido, o IRS não exige recibos para despesas comerciais que não excedam 75 dólares, mas é recomendável (especialmente para pequenas empresas) manter recibos de compra para rastrear despesas comerciais efetivamente.
4. Use o software para rastrear e analisar suas compras comerciais : a maioria dos programas de software de contabilidade oferece opções para criar categorias de despesas e vinculá-las a itens semelhantes em seus formulários fiscais, o que reduzirá o tempo gasto na preparação de suas declarações fiscais.Esses programas também podem ser usados para gerar demonstrativos de lucros e perdas, para que você possa avaliar facilmente a saúde financeira de seus negócios. O uso de software para rastrear as despesas comerciais poupará muito tempo quando a estação tributária chegar e você precisará registrar seus impostos.
5. Contrate um contador: se você notar que sua empresa está crescendo e as despesas estão ficando mais complicadas, considere contratar os serviços de um contador para ajudá-lo a passar por seus recibos e faturas e rastreá-los no software de contabilidade alguns horas por mês. Normalmente, os contadores cobram entre 20 e 50 dólares por hora por seus serviços, o que vale bastante a pena.
6. Obtenha ajuda : se você está apenas começando a sua empresa e descobre que está tendo problemas para acompanhar suas despesas, peça ajuda para poder começar com o pé direito.
7. Fique por dentro da papelada : para deduzir a maioria das despesas, você precisa manter um registro das compras, como recibos, cheques cancelados ou faturas. Passe algum tempo no final da semana digitando recibos ou baixando-os do site do seu banco ou cartão de crédito para o seu programa de contabilidade. Sempre atribua despesas a categorias como publicidade, serviços públicos, material de escritório, etc. Você também deve salvar todos os recibos de negócios físicos por 7 anos, caso o IRS ou o preparador de impostos precise vê-los.
8 .Apare o excesso: se suas despesas excederem o seu orçamento, você saberá que precisa se sentar e tomar precauções. Observe cada uma de suas despesas para ver onde você poderá reduzir.
9. Não se esqueça do seu veículo: rastreie suas milhas e outras despesas relacionadas a veículos separadamente e atualize-o regularmente. Não basta rastrear quantas milhas foram do ponto A ao ponto B, mas lembre-se de anotar a quilometragem também.
10. Use software de contabilidade : com os softwares de contabilidade, você pode equilibrar facilmente seu talão de cheques. Mas a maioria dos softwares também vem com funcionalidades adicionais, como verificação de demonstrativo de ganhos e perdas mensalmente, trimestralmente ou sempre que você precisar ver onde está sua margem de lucro. É hora de parar de confiar nas calculadoras para fazer a contabilidade de seus negócios.
Vários programas de contabilidade estão disponíveis para rastrear e gerenciar despesas de uma maneira fácil de entender. A maioria deles está livre de erros e produz resultados rápidos. Ao escolher o software de contabilidade para a sua empresa, obtenha um programa conhecido e popular entre os contadores.
11. Designar o manuseio de pequenos fundos: Designe uma pessoa confiável na empresa para lidar com pequenos fundos, para facilitar o rastreamento do movimento do seu dinheiro e evitar confusões e erros.Embora o manuseio de dinheiro insignificante esteja basicamente lidando com pequenas quantias de dinheiro, essas pequenas quantias podem adicionar rapidamente uma grande quantia. Defina diretrizes claras sobre o uso do dinheiro para pequenas quantias e elimine despesas desnecessárias.
12. Não procrastine: sempre registre seus recibos assim que obtê-los, em vez de esperar que eles se acumulem. A procrastinação nesse assunto pode levar você a perder o controle de seus dados financeiros. Documentar esses dados regularmente economiza seu tempo e garante que seus registros estejam sempre atualizados.
13. Manter um orçamento: ter e manter um orçamento é muito importante para acompanhar suas despesas. Examine detalhadamente suas despesas semanais e veja como suas receitas estão em relação a elas.
No entanto, dependendo da situação, você pode precisar ajustar seu orçamento às vezes. Se houver necessidade, você deve fazer o necessário, mas certifique-se de alocar fundos suficientes para todos os principais departamentos da sua empresa. Além disso, reserve fundos de contingência para emergências.
14. Conheça a contabilidade básica: mesmo que você pretenda contratar um profissional para lidar com a sua contabilidade, sua empresa se beneficiará muito se você tiver bastante conhecimento sobre as ferramentas básicas de contabilidade e estiver envolvido ativamente na gestão financeira da sua empresa.O dinheiro é muito importante no mundo dos negócios, conhecer os aspectos financeiros da administração de um empreendimento é tão importante quanto conhecer o produto ou serviço que você está vendendo.
Tente o seu melhor para estudar tópicos como contabilidade e contabilidade. para obter uma melhor compreensão e entendimento de seus investimentos. Acompanhe a movimentação de dinheiro dentro e fora do seu negócio; isso é chamado de fluxo de caixa. Dinheiro refere-se ao seu dinheiro no banco com o qual você precisa pagar seus funcionários, fornecedores e credores. Entender a diferença e as implicações de um fluxo de caixa positivo e negativo pode ser muito útil para o bem-estar financeiro da sua empresa.
Um fluxo de caixa positivo é bom para todos os negócios e indica que mais dinheiro entrará o negócio que está saindo. Por outro lado, um fluxo de caixa negativo mostra que mais dinheiro está saindo do que está entrando e isso nunca é bom. Se a tendência do fluxo de caixa negativo não for revertida, a empresa definitivamente encerrará.
Após o fluxo de caixa, você ajudará a rastrear seu dinheiro, determinando se muitos ativos da sua empresa estão amarrados no estoque, se você precisa coletar o dinheiro que lhe é devido ou se não houver fluxo de caixa suficiente nos negócios.
Além disso, você também precisará estudar o balanço da sua empresa. Um balanço apresenta um instantâneo da situação financeira da sua empresa a qualquer momento.Ele lista os ativos e passivos da sua empresa para atingir seu patrimônio líquido. Também apresenta uma imagem mais clara do que sua empresa possui e deve a qualquer momento.
15. Planeje despesas importantes: mantenha sempre as despesas importantes em perspectiva e planeje que elas coincidam com o momento em que seu calendário financeiro está florescendo, e não durante os períodos em que você está com um orçamento apertado. É muito necessário que todos os empresários saibam quais meses são mais lentos para as vendas, a fim de evitar gastos desnecessários durante esses períodos. Planeje todas as principais despesas com antecedência para se preparar para os gastos extras. Isso ajudará a evitar empréstimos desnecessários das contas da empresa. Se possível, evite grandes despesas durante a baixa temporada.
16. Registre os depósitos corretamente: você deve garantir que todos os seus negócios sejam registrados corretamente, para garantir que você não pague impostos sobre dinheiro que nem sequer foi colocado na empresa como receita. Adote um sistema em seu escritório para manter todas as atividades financeiras corretas – saiba de onde vem o dinheiro e para onde está indo.
Concluindo, iniciar um negócio próprio pode ser bastante emocionante, mas o negócio em um bem sucedido pode ser um aborrecimento. Juntamente com os vários altos, também haverá alguns baixos. Você precisa fazer com que o conhecimento e a tecnologia funcionem a seu favor para lidar com os baixos.Além disso, as dicas acima devem ajudá-lo a se preparar e enfrentar as tempestades, mantendo suas despesas baixas e as receitas altas.
