A maioria das empresas que eventualmente cresce grande começou pequena, como Apple® e Microsoft®. Alguns começaram na garagem e acabaram se tornando um nome familiar em todo o mundo. A verdade é que, além de ter uma ideia fantástica de negócios, comprometimento, disciplina, dedicação e atenção aos detalhes, são alguns dos atributos básicos que fazem uma pequena empresa crescer tanto.
Se você é um empreendedor que administra uma pequena empresa nos negócios ou no varejo, uma das chaves que você precisaria para fazer seus negócios crescerem e se tornarem altamente lucrativos é implantar um processo que garanta um gerenciamento eficaz do estoque. O ditado “varejo é detalhe” descreve corretamente o conceito de abordagem eficaz de gerenciamento de estoque para pequenas empresas; você só precisa prestar atenção em todos os aspectos da sua pequena empresa, se quiser que ela cresça.
A importância do gerenciamento de inventário para proprietários de pequenas empresas
Nada manda um cliente para as mãos de um concorrente como inventário inadequado.Ao mesmo tempo, nada mata o fluxo de caixa e, eventualmente, a lucratividade como excesso de estoque.
Como empresário, você deve manter um inventário equilibrado para evitar perder seu cliente bem como evitar manter excesso de estoque. Portanto, você deve ter um sistema de gerenciamento de estoque muito sólido. Aqui estão alguns dos importantes benefícios do gerenciamento de inventário.
a. Prevenção de situações de falta de estoque
Imagine que o supermercado mais próximo está constantemente fora da sua marca favorita de cereal e, em seguida, você ouve sobre outra loja não muito distante que quase nunca fica sem o produto. mesma marca. Obviamente, você começaria a visitar a nova loja para colocar sua mão na sua amada marca de cereais.
E, eventualmente, uma vez que seria inconveniente comprar mantimentos em duas lojas diferentes, você teria escolher uma loja – e essa seria, obviamente, a loja que sempre tem o que você precisa em estoque. Infelizmente, o supermercado mais próximo perdeu um cliente devido ao seu gerenciamento de estoque insuficiente.
Você deve sempre se esforçar para satisfazer as necessidades de seus clientes, garantindo que eles tenham acesso para seus produtos o tempo todo e a melhor maneira de fazer isso é através do gerenciamento adequado do estoque.
b. Evitando overstock
O excesso de estoque é em si um problema. Quando você estoca um produto em excesso, há chances de que você não consiga vendê-lo a tempo e há uma alta probabilidade de que alguns itens fiquem ruins ou até se tornem obsoletos, levando a enormes perdas para o seu negócio.
c. Custos de manutenção reduzidos: O custo de manter o estoque está altamente relacionado ao tamanho do estoque. Se você mantiver a quantidade certa de estoque, não precisará gastar excessivamente em armazenamento, manutenção, pessoal e todos os outros custos de manutenção.
d. Redução de roubo e furto
Outro problema que vem com o gerenciamento de estoque, que o gerenciamento adequado de estoque ajuda a evitar é a redução de roubos. Sempre há funcionários ou clientes desonestos que tentam “ajudar a si mesmos” com alguns dos produtos da empresa. Com o gerenciamento e o monitoramento adequados do inventário, você poderá detectar e controlar facilmente essas situações.
e. Gerenciamento de capital de giro
Você precisa de capital de giro para gerenciar todos os aspectos do seu negócio. Porém, quando você gasta muito dinheiro com estoques de mercadorias, outros aspectos do seu negócio podem sofrer porque não há fundos suficientes para a realização de outras atividades.
O gerenciamento de inventário ajuda a manter apenas a quantidade adequada de estoques . Suas ações não serão tão grandes que você precisará gastar muito capital de giro. E não será tão pequeno que seu capital de giro não seja utilizado de maneira eficiente.
f. Matérias-primas adequadas
O gerenciamento de estoque é ainda mais importante para os fabricantes, porque em nenhum momento você pode ficar sem matéria-prima. Se você ficar sem matéria-prima ou um ingrediente essencial para a produção, isso poderá levar a perdas consequentes, como perda de salários pagos aos trabalhadores, perda de tempo e outras perdas desse tipo. Os fabricantes usam o gerenciamento de estoque para garantir que as quantidades apropriadas de materiais de produção estejam sempre disponíveis.
g. Contabilidade de lucros precisos
O estoque é um ativo comercial por si próprio. E ao preparar sua demonstração financeira, você deve indicar o valor exato do seu estoque atual. Sem um gerenciamento de estoque adequado, o que você obteria na melhor das hipóteses é uma figura assumida ou até exagerada. Isso também significa automaticamente lucros inflacionados e relatórios financeiros imprecisos.
h. Reordenar
O gerenciamento de estoque ajuda você a saber quando pedir novamente os itens fora de estoque. Também ajuda a evitar atrasos no processo de reordenação. Às vezes, quando você reordena alguns materiais vitais de produção, o fornecedor leva um tempo antes de processar seu pedido e entregar a você. Com o gerenciamento adequado do estoque, você teria calculado o tempo de espera de cada fornecedor e seria capaz de reordenar no momento apropriado.
i. Eficiência do armazém
Se você tem um armazém muito grande ou vários armazéns, fica difícil saber qual armazém contém quais itens e isso leva a atrasos desnecessários no processo de produção. Com o gerenciamento adequado do estoque, esses problemas podem ser eliminados ou reduzidos ao mínimo possível. Também ajuda a reduzir consideravelmente os custos de armazenamento.
j. Identificação de possíveis problemas
O gerenciamento adequado de inventário facilita a identificação rápida de possíveis problemas de produção relacionados ao gerenciamento de inventário, além de permitir ações imediatas.
Embora o inventário o rastreamento não é uma tarefa agradável, é um aspecto essencial da operação de um negócio bem-sucedido. Ter um bom sistema para rastrear seu inventário e vendas ajudará você a descobrir quais mercadorias você possui em estoque, o que você vendeu, o que ainda está em pedido e quando seus pedidos chegarão.
Com esse sistema, é possível reconhecer rapidamente os produtos de venda rápida que você precisa reordenar e produtos de venda lenta que você precisa marcar ou promover de forma mais agressiva. Além disso, acompanhar seu inventário com regularidade e eficácia pode ajudar a manter um inventário moderado que não é muito ou muito pouco.
Ter muito inventário vincula fundos que, de outra forma, poderiam ser usados para custos de operação ou outros propósitos mais importantes. Ter muito pouco inventário, por outro lado, faz você perder receita porque não possui produtos suficientes para vender. Depois de discutir a importância do rastreamento de estoque e vendas, agora vamos discutir como acompanhar o estoque e as vendas em sua pequena empresa. Existem várias maneiras de rastrear seu inventário, e todos esses métodos se enquadram em duas categorias: manual e automatizado.
Duas maneiras de rastrear seu inventário e vendas
I. Método manual
Para rastrear seu inventário usando o método manual, comece contando seus produtos para determinar o inventário inicial. Em seguida, categorize seu inventário primeiro pelo nome do produto e depois por outros atributos específicos dos produtos, como cor, tamanho, uso, data ou estilo.
Por exemplo, se você tiver perfumes como inventário, convém categorize-os pelo nome, depois se são para homens ou mulheres ou ambos, depois pelo tamanho. Isso facilita o rastreamento do que você precisa e do que você não vendeu.Após classificar os itens do seu inventário em categorias, crie uma planilha no Microsoft Excel para rastrear seu inventário e vendas.
Basta criar uma planilha para cada produto e listar a contagem inicial de inventário para esse produto. A partir desse ponto, ajuste a contagem inicial de estoque, conforme necessário. Ou seja, subtraia todas as vendas de cada produto do seu registro e adicione novas chegadas a ele. Faça isso pelo menos uma vez por semana, ajustando o total do inventário conforme necessário.
O Microsoft Excel será suficiente se você tiver menos de 10 itens diferentes em seu inventário. No entanto, se você tiver mais de 10 itens em seu inventário, uma opção melhor é configurar um banco de dados de inventário no Microsoft Access. O Microsoft Access oferece modelos de inventário semi-automatizados, mais atraentes e fáceis de usar. E você pode imprimir relatórios de inventário convenientes para rastrear vendas, acréscimos ao inventário e devoluções. No entanto, ainda não é tão eficaz quanto um sistema totalmente automatizado.
II. Método automatizado
Se você administra uma empresa que possui vários itens diferentes em seu inventário (como uma loja de varejo), precisará usar um sistema automatizado porque o método manual de rastreamento de inventário e vendas será muito complicado, se possível viável.
Embora existam muitos métodos automatizados, o mais comum e mais eficaz envolve a integração de software profissional de gerenciamento de inventário com um scanner de código de barras e registros em sua loja.Cada produto possui um código de barras exclusivo, que é lido no ponto de pagamento. O código de barras contém o preço e outras informações relevantes sobre o item.
Depois que o scanner de código de barras detecta e registra um produto para venda, ele registra automaticamente a venda e deduz o número de unidades desse item comprado na loja. o número total de unidades restantes na loja. Isso é feito em questão de segundos.
Outro método envolve o uso de identificação por radiofrequência, que identifica cada item do inventário com uma etiqueta plástica que contém um microchip programável e uma pequena antena. As tags contêm informações relevantes sobre cada produto e podem ser lidas por um leitor portátil especial.
Embora essa opção seja mais cara que o uso de códigos de barras, ela oferece muitas vantagens. As tags podem ser lidas a longa distância. Uma enorme pilha de itens marcados pode ser lida de uma só vez e as informações nas tags podem ser atualizadas imediatamente, à medida que os itens são movidos de um ponto para outro na sua loja. E, curiosamente, as tags podem ser configuradas para acionar um alarme quando o item sai da loja, impedindo o roubo de mercadorias etiquetadas.
Portanto, se você vender itens que são muito caros, como jóias, você estará em melhor situação com esta opção. Mesmo se você estiver acompanhando suas vendas e estoque com um sistema automatizado, faça uma verificação manual pelo menos uma vez por ano para garantir que você não tenha perdido alguns itens de estoque.
10 dicas eficazes de gerenciamento de inventário para pequenas empresas
A verdade é que, se você não mantiver registros adequados de todas as transações de produtos e serviços em sua empresa, provavelmente irá luta para obter lucros e certamente afetará seu orçamento. Por uma questão de fato, a má gestão de estoques faz parte do que leva uma empresa à falência. Agora, vamos analisar rapidamente as 10 dicas eficazes de gerenciamento de estoque para pequenas empresas:
1. Crie uma dispersão especial do Excel para avaliação diária de estoque
Uma das coisas básicas que você precisa fazer para garantir um gerenciamento de estoque eficaz para sua pequena empresa é criar uma merda de spread especial do Excel com o objetivo de fazer um balanço diário. Por exemplo, se você administra uma empresa familiar e pop e não pode pagar por um software personalizado, pode imprimir uma planilha de excel e fazer um balanço manual; um livro de capa dura pode até servir ao mesmo propósito.
2. Certifique-se de que todas as mercadorias que entram no seu armazém sejam documentadas por diferentes funcionários
Outra dica que garantirá sua eficácia O gerenciamento de inventário para sua pequena empresa é garantir que todas as mercadorias que entrem no seu armazém ou loja sejam documentadas por funcionários diferentes.O processo é simples: assim que um caminhão entrar em boas condições para o seu armazém, o motorista do caminhão apresentará sua carta de porte ao segurança no portão, o segurança confirmará e fará seu próprio estoque e, em seguida, o gerente do depósito.
4. Consulte os desenvolvedores de software para desenvolver software de inventário personalizado para os seus negócios
Existem inventários personalizados software que garante gerenciamento eficaz de inventário; ajudará você a criar faturas e também gerar recibos para todas as transações comerciais. A verdade é que a maioria das pequenas empresas pode não conseguir pagar a um desenvolvedor de software para ajudá-lo a desenvolver software personalizado para seus negócios. Se você puder comprar software personalizado para os seus negócios, por favor, faça.
4. Aplique a emissão compulsória de recibo para todas as transações comerciais
Outra dica para O gerenciamento de inventário para pequenas empresas é impor a emissão de recibo para cada transação comercial. De fato, emitir recibo eletronicamente é o que está em voga.
5. Incentive o uso da máquina POS contra o dinheiro
Se você deseja implementar um inventário eficaz estrutura de gerenciamento da sua pequena empresa, incentive as transações sem dinheiro.O uso da máquina de ponto de venda (POS) é uma maneira eficaz de minimizar fraudes em pequenas empresas. Com máquinas POS, você pode ter certeza de que suas vendas / meninos não roubarão seu dinheiro.
6. Crie um sistema de banco de dados central:
Você faria isso É necessário criar um sistema de banco de dados central, especialmente se você tiver vários pontos de venda. Um sistema de banco de dados centralizado facilitará o rastreamento fácil de todas as transações comerciais da sua empresa em tempo real. De fato, você pode sentar-se em seu escritório ou em casa para monitorar o fluxo de seus negócios depois de ter um sistema de banco de dados centralizado.
7. Desenvolva seu sistema de rastreamento personalizado
Existem vários sistemas de rastreamento que você pode implementar para aplicar um gerenciamento de inventário eficaz para sua pequena empresa. Você pode se sentar com sua equipe para determinar o melhor sistema de rastreamento que melhor se adequa aos seus negócios. Mas se você administra uma empresa de transporte ou táxi, pode instalar o rastreador de carros em todos os seus caminhões e táxis – é a maneira mais fácil e conveniente de rastrear o estoque de tais empresas.
8. Crie um processo comercial que o ajude a receber feedback de seus clientes
Outra maneira de implementar um gerenciamento de inventário eficaz para sua pequena empresa é criar um processo comercial que o ajudará a receber feedback de seus clientes.Por exemplo, em alguns bancos, sempre que você deposita dinheiro, é necessário soltar uma cópia do caixa em uma caixa dentro do banco e também é necessário inserir os detalhes de sua transação em um razão. Você pode adotar esse modelo de rastreamento de estoque, se ele se adequar ao seu negócio.
9. Informe seus fornecedores e fornecedores do relatório que você deseja deles
Outra maneira de garantir que o gerenciamento eficaz de inventário para sua pequena empresa entre em contato com seus fornecedores e fornecedores para discutir suas expectativas com relação a eles quando se trata de inventário. O seu acordo com eles pode ser que você possa acessar os detalhes de todas as transações com eles em uma base bimensal, 6 meses ou mesmo anualmente. É uma maneira de comparar registros para garantir que você esteja no caminho certo.
10. Contrate um consultor de inventário para ajudá-lo a revisar sua estrutura de inventário periodicamente
Por fim, uma das coisas que você precisa implementar para garantir a implementação de um estilo eficaz de gerenciamento de inventário para sua pequena empresa é contratar um consultor de inventário para ajudá-lo a revisar seu relatório e estrutura de inventário periodicamente. Essa abordagem o ajudará a corrigir erros no seu processo de negócios.
Aí está; as 10 dicas eficazes de gerenciamento de inventário para pequenas empresas.
