Como administrar uma empresa efetivamente por telefone / on-line

Muitas pessoas nutrem o sonho de iniciar seus negócios em casa. Mas logo após alcançar esse sonho, eles descobrem que administrar um negócio efetivamente em casa não é tão otimista quanto eles pensavam. A maioria dos empreendedores aspirantes pensa erroneamente que colocar um negócio em casa em funcionamento é a coisa mais importante; portanto, eles planejam apenas isso. Visto que administrar o negócio de maneira eficaz é tão importante quanto iniciá-lo.

Se você planeja iniciar o seu negócio em casa ou se iniciou o seu, mas realmente não entende como executá-lo com eficiência, essas quatro dicas serão importantes.

Como administrar uma empresa de maneira eficaz a partir de casa / online

1. Configure um escritório doméstico propício

Seu primeiro passo para administrar efetivamente o seu negócio em casa é montar uma boa casa escritório. Seu escritório em casa ideal é livre de ruídos e distrações. E tem tudo o que você precisa em um só lugar.Você com certeza não quer que seus filhos gritem quando você recebe uma ligação de clientes. E você não deseja que seu computador pare de funcionar repentinamente porque seu animal de estimação roeu um de seus cabos.

Mais importante, seu escritório em casa deve ser organizado. Você deve ter uma mesa de escritório e um armário para guardar todos os materiais relacionados aos negócios. Você não quer perder tempo procurando papéis quando poderia ganhar dinheiro trabalhando. Além disso, seu escritório em casa deve estar confortável. Deve ser organizado de tal maneira que você possa permanecer lá por horas sem sentir nenhum desconforto. Sua cadeira deve ser do tipo almofadada e todo o escritório deve ser bem ventilado.

2. Programe quando trabalhar

Um dos motivadores mais comuns para iniciar um negócio em casa é que você pode escolher seu próprio horário de trabalho; e agendar quando trabalhar é outro passo importante para ser eficaz. Você precisa definir um horário para trabalhar e outro para compromissos pessoais.

Por exemplo, se você é uma mãe com dois filhos pequenos, precisa de tempo para os seus filhos. Você precisa de tempo para o seu cônjuge. Você precisa de tempo para sair com amigos e parentes. E você precisa de tempo para outras coisas.

Portanto, você precisa definir um número fixo de horas do seu dia para o seu trabalho, além de dar tempo suficiente para outras coisas. Quanto você gastará diariamente no seu negócio em casa depende do tipo de negócio que você administra. Se você é um freelancer cuja renda mensal é proporcional à quantidade de tempo gasto trabalhando, é provável que trabalhe por mais horas do que alguém que administra uma empresa de consultoria.

Agora, definir uma agenda de trabalho é uma coisa. Manter a programação é outra. Seu horário de trabalho permanecerá inútil se você não cumpri-lo.

3. Descobrir em que trabalhar

Como proprietário de uma empresa doméstica, você tem todo o controle sobre sua empresa e é responsável por qualquer que seja o destino. Portanto, ao definir o horário de trabalho, você precisa decidir o que fará a que horas. Isso é particularmente necessário para aqueles cujos negócios em casa envolvem uma série de atividades diferentes.

Por exemplo, se você estiver executando um negócio on-line, precisará alocar tempo para criação de conteúdo, redes sociais, marketing, orçamento, blogs, favoritos, terceirização e assim por diante. Mas se o seu negócio em casa envolver apenas um tipo de atividade, como quando você estiver inserindo dados ou criando gráficos, poderá pular esta etapa.

Gerenciar seu tempo entre várias atividades pode ser avassalador se você não tiver um plano ou cronograma. Portanto, mantenha seu plano trabalhando em cada atividade apenas durante o tempo definido. Por exemplo, se você estiver respondendo a e-mails entre 9 e 10 da noite, fique com isso e não adote o horário definido para outra atividade. Autodisciplina é o termo-chave aqui!

4. Sempre tenha uma lista de verificação diária

Mesmo que o seu negócio em casa envolva lidar com as mesmas tarefas todos os dias, você deve manter uma lista de verificação de tarefas pendentes. Isso ajudará você a garantir que não está perdendo nada. Você não quer se lembrar de que não fez uma ligação importante para um cliente quando já está na cama.

Ao listar suas tarefas no início de cada dia, é útil organizá-las de acordo com a prioridade, de alto a baixo. Mesmo que você não consiga fazer tudo na sua lista, você terá executado as tarefas de alta prioridade primeiro. Mas lembre-se, não há colegas de trabalho para culpar o trabalho inacabado. Você é o único envolvido!

Você vê, administrar o seu negócio em casa efetivamente implica simplesmente a criação de um escritório em casa confortável, agendar quando trabalhar e permanecer com ele, agendar o que fazer a que horas e aderir a ele e mantendo uma lista de verificação de suas tarefas diárias.

Como administrar uma empresa com eficiência por telefone

No passado, os proprietários de empresas eram conhecidos por uma coisa: eles trabalham mais do que seus funcionários .Eles acordam à noite para verificar os registros da empresa para ver se as coisas estão indo bem. Eles precisam chegar à empresa cedo o suficiente pela manhã como forma de liderar pelo exemplo. Eles precisam passar o dia todo na empresa porque precisam monitorar seus funcionários. E eles não conseguem sair da empresa até que todos saiam.

Curiosamente, naqueles dias, o sucesso de um negócio era atribuído à forma como o proprietário participava ativamente e ao quanto ele era viciado em trabalho. E naquela época, ficar longe do seu negócio era uma receita para o fracasso.

Mas agora as coisas mudaram. Com smartphones quase perfeitos para o resgate, os empresários agora podem ficar longe dos negócios e ainda executá-los efetivamente em um local remoto. Assim, você pode estar de férias em outro país e ter a certeza de que sua empresa está indo bem.

Por que os smartphones são eficazes para administrar uma empresa, mesmo de um local remoto? Primeiro, os telefones inteligentes são onipresentes. Quase todo mundo ( particularmente quem tem um emprego ) possui pelo menos um. Assim, você pode conectar-se facilmente com seus funcionários, fornecedores, clientes e todos os outros que são importantes para os seus negócios, porque todos possuem smartphones.

Segundo, os smartphones são extremamente portáteis, o que significa que você e seus funcionários ou clientes podem manter a comunicação a qualquer momento e de qualquer lugar.Longe vão os dias dos telefones fixos, quando os clientes precisam verificar o seu horário de funcionamento antes de fazer uma ligação. Naquela época, qualquer ligação recebida após o encerramento do dia ou fora do escritório fica sem resposta.

Terceiro, os smartphones fornecem o retorno máximo do investimento no que diz respeito ao hardware da tecnologia comercial. A menos que uma empresa tenha que aderir a algum tipo de política do governo ou da indústria, ela nem precisa comprar smartphones, porque seus funcionários podem usar seus próprios telefones para o trabalho. Portanto, já se foram os dias em que é preciso obter uma linha telefônica e caixa adicionais quando um novo funcionário é contratado. A comunicação não é tudo sobre chamadas de voz, e os telefones celulares também entendem isso. Isso explica porque já enviamos mensagens de texto e e-mail com nossos telefones que muitos de nós raramente fazem mais ligações! Agora você pode realizar reuniões em dispositivos móveis usando serviços como Skype e GoToMeeting. De fato, se você não estiver usando telefones celulares nos seus negócios no momento, estará colocando uma enorme desvantagem nos negócios.

Já bastava falar sobre a possibilidade de gerenciar seus negócios de maneira eficaz por telefone. Agora vamos ver como você pode realmente usar smartphones para conseguir isso.

a.Faça chamadas quando necessário-:

Assim como sempre foi, a comunicação frequente e intencional é a ferramenta mais essencial que você precisa para manter seus negócios funcionando de maneira eficaz. Você pode ligar para seus funcionários para saber o andamento do trabalho deles. Ligue para seus clientes quando necessário. E ligue para seus fornecedores sempre que precisar de mais suprimentos. Dessa forma, você poderá garantir que não haja problemas com seus negócios.

b. Maximize o uso de smartphones-: A administração de uma empresa a partir de um local remoto foi facilitada ainda mais pelas inúmeras aplicações de smartphones que imitam a sensação de um escritório sem pisar em um.

Em vez de ao fazer chamadas em conferência, agora você pode fazer chamadas de vídeo cara a cara e realizar videoconferências usando ferramentas como o Hangouts do Skype e do Google+. Se sua empresa lida com muitas informações eletrônicas, você pode ter um tipo de sistema de compartilhamento de arquivos que permita que seus funcionários mantenham os arquivos em um local onde todos possam avaliá-los. O Dropbox é um aplicativo perfeito para isso.

Outros aplicativos para smartphones que podem facilitar a administração remota de seus negócios incluem Quickbooks para tarefas de contabilidade, Desk para suporte ao cliente, Hootsuite para gerenciamento de mídias sociais e Evernote para observação tomada e marcação de favoritos.

c. Contrate os funcionários certos:

Se você administra seus negócios por telefone, deve ter muito cuidado ao contratar seus funcionários.Você precisa de funcionários que possam executar tarefas de maneira excelente, com supervisão mínima e que respondam à comunicação. Além disso, eles devem ser auto-motivados e dispostos a tomar iniciativa. Sem essas qualidades, seus negócios nunca prosperarão sem a sua presença física.

Depois de ter a equipe certa, basta definir as regras de como pretende administrar os negócios por telefone e como espera que seus funcionários para responder às suas chamadas e instruções. Com isso feito, você está pronto para ir.

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