Como conduzir uma entrevista de emprego para uma secretária / recepcionista

Uma secretária ocupa uma posição muito poderosa em qualquer organização. Quando uma pessoa entra na sua empresa pela primeira vez, a primeira pessoa que ela provavelmente vê é sua secretária ou recepcionista e a maneira como ela é tratada por ela ajudaria muito a formar uma impressão de sua empresa na mente dos visitantes. p5>

Portanto, não é incorreto dizer que secretárias / recepcionistas são criadoras de imagens da sua empresa. Eles devem saber se vestir bem, falar bem e até falar bem; eles também devem ser pessoas que podem manter informações confidenciais e podem ser pontuais no trabalho todos os dias. Algumas das coisas a serem observadas ao entrevistar uma posição de secretária ou recepcionista incluem:

6 fatores a serem observados ao entrevistar uma secretária / recepcionista

  • Nível de experiência -: você deve descobrir o quanto o candidato sabe sobre ser recepcionista / secretária e se já ocupou ou não uma posição semelhante antes.
  • Habilidades -: Outra coisa a se observar são as habilidades do candidato, como comunicação e digitação.
  • Capacidade de trabalhar com superiores -: os recepcionistas / secretários geralmente têm funcionários seniores com os quais se espera que trabalhem. Você gostaria de saber se essa pessoa pode trabalhar bem com seus superiores.
  • Habilidades de comunicação entre escritórios -: você também gostaria de determinar se essa pessoa é capaz de lidar com as diferentes personalidades com as quais ela provavelmente encontrará todos os dias.
  • Pontualidade-: Todas as outras pessoas podem ter provas de emprego, mas não a recepcionista. A posição que ela ocupa é tão importante que ela precisa estar no trabalho o tempo todo e você precisa descobrir se essa pessoa é capaz de se comprometer com isso.
  • Habilidades de tomada múltipla: A carga de trabalho de uma secretária geralmente é pesada. Ela precisa digitar, atender chamadas, receber convidados e fazer muitas coisas ao mesmo tempo. A capacidade de realizar várias tarefas é uma habilidade muito importante que todo secretário deve ter.

Como se preparar para uma sessão de entrevista com secretário / recepcionista

  • Escolha um local para a entrevista . O local deve ser um local tranquilo e com menos distração.
  • Decida o horário da entrevista . Quanto tempo dura a entrevista.
  • Selecione o painel de entrevista . Se você tem um gerente de pessoal, ele deve estar no painel de entrevistas. Você também deve incluir algumas das pessoas com as quais a recepcionista estaria trabalhando dentro da organização.
  • Imprima uma cópia do curriculum vitae de cada candidato e entregue-a aos membros do painel de entrevistas, para que eles possam aprender algumas coisas sobre o candidato e conhecer algumas das perguntas a serem feitas. pergunte antes da entrevista.
  • Prepare suas perguntas com antecedência e decida quem fará cada uma das perguntas.

Alguns das perguntas que você deve fazer durante a entrevista incluem:

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35 perguntas possíveis que você pode fazer aos secretários / recepcionistas em perspectiva

  1. Você tem alguma experiência com manutenção de calendário e agendamento de reuniões? Se sim, como você agenda uma reunião?
  2. Quais são as coisas que precisam ser resolvidas ao agendar uma reunião?
  3. Com qual software de gerenciamento de calendário você está familiarizado?
  4. O que são informações confidenciais?
  5. Se uma informação / arquivo é marcada como confidencial, como você lidaria com isso?
  6. Diga-me o que sabe sobre sistemas de arquivamento.
  7. Como você mantém registros?
  8. Como você lida com o arquivamento do computador?
  9. O que é uma carta formal e informal?
  10. O que seria você inclui em uma carta formal que não se incomodaria em ter em uma informal?
  11. Você tem amostras de cartas formais que escreveu no passado?
  12. Quais são os diferentes tipos de sistemas de comunicação comercial?
  13. Qual software ou aplicativo você usa para garantir que você escreva corretamente?
  14. Entregue uma carta à secretária com alguns erros e peça a ela para editar a carta em alguns minutos.
  15. Quais desafios você enfrenta ao tentar fornecer comunicação por escrito?
  16. Quais etapas você toma para garantir que os arquivos sejam facilmente encontrado especialmente na sua ausência?
  17. Por que você quer deixar seu emprego atual?
  18. Que sugestões ou conselhos de melhoria você tem para nós com base em nossos procedimentos atuais de secretariado?
  19. Se você tinha várias prioridades que precisavam ser manipuladas ao mesmo tempo, como você seleciona qual delas primeiro?
  20. Descreva a multitarefa?
  21. Você acha que você é capaz de realizar várias tarefas?
  22. E se você descobrir que sua carga de trabalho é um pouco pesada demais, o que você faria?
  23. Como você lida com prazos rígidos?
  24. Conte-me sobre um momento em que você d para lidar com um prazo muito rigoroso em um tempo insuficiente.
  25. Com que tipo de software e aplicativos você está familiarizado?
  26. Qual é a sua velocidade de digitação?
  27. Em uma reunião de gerenciamento, quais são as ações que uma secretária deve fazer?
  28. Como você lida com pessoas difíceis por telefone?
  29. Um visitante ou cliente já esteve rude com você? Em caso afirmativo, como você se sentiu e como lidou com isso?
  30. Como você lida com clientes irritados?
  31. Você é um trabalhador muito rápido ou gosta de tomar seu tempo para não cometer erros?
  32. O que é a revisão?
  33. O que são as coisas a serem observadas na revisão?
  34. Você gosta de trabalhar com outras pessoas ou prefere trabalhar sozinho?
  35. Qual é a menor quantidade que você pode receber se oferecer esse trabalho

Estas são as perguntas básicas que você deve fazer aos candidatos que estão entrevistando para uma posição de secretária / recepcionista. Você também pode dar um passo adiante, dando ao candidato algumas tarefas práticas a serem executadas, como escrever uma carta ou atender uma ligação.

Você também deve observar a maneira como o candidato se veste e se comporta; os secretários devem estar bem vestidos, educados e ter bom comportamento o tempo todo. Como a pessoa também está lidando com muitas informações confidenciais, convém consultar o plano de fundo do candidato e pedir referências para que você possa estar do lado seguro.

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