Uma secretária ocupa uma posição muito poderosa em qualquer organização. Quando uma pessoa entra na sua empresa pela primeira vez, a primeira pessoa que ela provavelmente vê é sua secretária ou recepcionista e a maneira como ela é tratada por ela ajudaria muito a formar uma impressão de sua empresa na mente dos visitantes. p5>
Portanto, não é incorreto dizer que secretárias / recepcionistas são criadoras de imagens da sua empresa. Eles devem saber se vestir bem, falar bem e até falar bem; eles também devem ser pessoas que podem manter informações confidenciais e podem ser pontuais no trabalho todos os dias. Algumas das coisas a serem observadas ao entrevistar uma posição de secretária ou recepcionista incluem:
6 fatores a serem observados ao entrevistar uma secretária / recepcionista
- Nível de experiência -: você deve descobrir o quanto o candidato sabe sobre ser recepcionista / secretária e se já ocupou ou não uma posição semelhante antes.
- Habilidades -: Outra coisa a se observar são as habilidades do candidato, como comunicação e digitação.
- Capacidade de trabalhar com superiores -: os recepcionistas / secretários geralmente têm funcionários seniores com os quais se espera que trabalhem. Você gostaria de saber se essa pessoa pode trabalhar bem com seus superiores.
- Habilidades de comunicação entre escritórios -: você também gostaria de determinar se essa pessoa é capaz de lidar com as diferentes personalidades com as quais ela provavelmente encontrará todos os dias.
- Pontualidade-: Todas as outras pessoas podem ter provas de emprego, mas não a recepcionista. A posição que ela ocupa é tão importante que ela precisa estar no trabalho o tempo todo e você precisa descobrir se essa pessoa é capaz de se comprometer com isso.
- Habilidades de tomada múltipla: A carga de trabalho de uma secretária geralmente é pesada. Ela precisa digitar, atender chamadas, receber convidados e fazer muitas coisas ao mesmo tempo. A capacidade de realizar várias tarefas é uma habilidade muito importante que todo secretário deve ter.
Como se preparar para uma sessão de entrevista com secretário / recepcionista
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Escolha um local para a entrevista . O local deve ser um local tranquilo e com menos distração. - Decida o horário da entrevista . Quanto tempo dura a entrevista.
- Selecione o painel de entrevista . Se você tem um gerente de pessoal, ele deve estar no painel de entrevistas. Você também deve incluir algumas das pessoas com as quais a recepcionista estaria trabalhando dentro da organização.
- Imprima uma cópia do curriculum vitae de cada candidato e entregue-a aos membros do painel de entrevistas, para que eles possam aprender algumas coisas sobre o candidato e conhecer algumas das perguntas a serem feitas. pergunte antes da entrevista.
- Prepare suas perguntas com antecedência e decida quem fará cada uma das perguntas.
Alguns das perguntas que você deve fazer durante a entrevista incluem:
35 perguntas possíveis que você pode fazer aos secretários / recepcionistas em perspectiva
- Você tem alguma experiência com manutenção de calendário e agendamento de reuniões? Se sim, como você agenda uma reunião?
- Quais são as coisas que precisam ser resolvidas ao agendar uma reunião?
- Com qual software de gerenciamento de calendário você está familiarizado?
- O que são informações confidenciais?
- Se uma informação / arquivo é marcada como confidencial, como você lidaria com isso?
- Diga-me o que sabe sobre sistemas de arquivamento.
- Como você mantém registros?
- Como você lida com o arquivamento do computador?
- O que é uma carta formal e informal?
- O que seria você inclui em uma carta formal que não se incomodaria em ter em uma informal?
- Você tem amostras de cartas formais que escreveu no passado?
- Quais são os diferentes tipos de sistemas de comunicação comercial?
- Qual software ou aplicativo você usa para garantir que você escreva corretamente?
- Entregue uma carta à secretária com alguns erros e peça a ela para editar a carta em alguns minutos.
- Quais desafios você enfrenta ao tentar fornecer comunicação por escrito?
- Quais etapas você toma para garantir que os arquivos sejam facilmente encontrado especialmente na sua ausência?
- Por que você quer deixar seu emprego atual?
- Que sugestões ou conselhos de melhoria você tem para nós com base em nossos procedimentos atuais de secretariado?
- Se você tinha várias prioridades que precisavam ser manipuladas ao mesmo tempo, como você seleciona qual delas primeiro?
- Descreva a multitarefa?
- Você acha que você é capaz de realizar várias tarefas?
- E se você descobrir que sua carga de trabalho é um pouco pesada demais, o que você faria?
- Como você lida com prazos rígidos?
- Conte-me sobre um momento em que você d para lidar com um prazo muito rigoroso em um tempo insuficiente.
- Com que tipo de software e aplicativos você está familiarizado?
- Qual é a sua velocidade de digitação?
- Em uma reunião de gerenciamento, quais são as ações que uma secretária deve fazer?
- Como você lida com pessoas difíceis por telefone?
- Um visitante ou cliente já esteve rude com você? Em caso afirmativo, como você se sentiu e como lidou com isso?
- Como você lida com clientes irritados?
- Você é um trabalhador muito rápido ou gosta de tomar seu tempo para não cometer erros?
- O que é a revisão?
- O que são as coisas a serem observadas na revisão?
- Você gosta de trabalhar com outras pessoas ou prefere trabalhar sozinho?
- Qual é a menor quantidade que você pode receber se oferecer esse trabalho
Estas são as perguntas básicas que você deve fazer aos candidatos que estão entrevistando para uma posição de secretária / recepcionista. Você também pode dar um passo adiante, dando ao candidato algumas tarefas práticas a serem executadas, como escrever uma carta ou atender uma ligação.
Você também deve observar a maneira como o candidato se veste e se comporta; os secretários devem estar bem vestidos, educados e ter bom comportamento o tempo todo. Como a pessoa também está lidando com muitas informações confidenciais, convém consultar o plano de fundo do candidato e pedir referências para que você possa estar do lado seguro.
