Sempre que sua empresa precisar hospedar visitantes de negócios do exterior, você deve escrever uma empresa carta de convite do visto. Esses visitantes podem ser seus compradores existentes ou potenciais, investidores existentes ou intencionais, visitantes de feiras ou conferências, parceiros ou agentes estrangeiros, funcionários estrangeiros ou pessoas que vêm para treinamento no local nas instalações da empresa.
Sua carta Este convite visa comunicar claramente os motivos e as atividades planejadas da visita. Ele também declarará que os candidatos planejam retornar ao seu país no final de sua visita. Mas você deve ter em mente que uma carta convite não garante que o visto de negócios dos visitantes seja aprovado. No entanto, se você não escrever um, certamente terá o visto de visitante reprovado, pois a carta é sempre um pré-requisito para visitantes de negócios.
Se sua empresa está convidando um visitante para fins comerciais, você ou outro representante da sua empresa deve escrever a carta de convite para o visitante.Você deve enviar ao visitante duas cópias originais da carta – uma para ele enviar ao solicitar o visto e a outra para apresentar quando entrar no país.
Como você cria sua carta de convite de visto de negócios pode determinar em boa medida se o seu visto de visitante será aprovado ou não ( embora os solicitantes de visto analisem outros fatores, como se o candidato é elegível para visitar seu país ). Portanto, é necessário saber escrever cartas de convite comercial convincentes. Aqui estão as diretrizes gerais para escrever uma carta de convite para visto de negócios.
Como escrever um modelo de amostra de carta de convite para visto comercial
1. Endereça corretamente-: Sua carta de convite para visto comercial será rejeitado se o seu endereço for incorreto. A maioria das embaixadas ou altas comissões não perdoa nem mesmo um erro de ortografia no endereço; portanto, você precisa acertar. Antes de redigir sua carta, visite o site oficial da embaixada do país no país de visitantes para obter o endereço correto para o qual essas cartas devem ser direcionadas.
Além disso, você também deve usar a saudação apropriada.Se você souber o nome do funcionário consular que receberá a carta, poderá incluí-lo. Mas se você não souber o nome do provável destinatário, uma simples saudação como: Prezado funcionário consular será suficiente.
2. Indique o nome e a posição dos visitantes-: Você deve indicar claramente o nome do visitante que está solicitando o visto de visita de negócios exatamente como ele aparece no passaporte. Para evitar erros, verifique com o visitante antes de redigir sua carta. Observe que deve haver consistência em toda a documentação. Por exemplo, se o sobrenome do visitante for o primeiro em todas as suas credenciais, escreva o sobrenome primeiro na sua carta para evitar confusão.
3. Indique a posição dos visitantes e outras informações relevantes-: Na carta de convite para visto de negócios, você também deve indicar o título do visitante, o nome da empresa que eles representam, sua posição nessa empresa e seu relacionamento com a empresa.
Dependendo das demandas de o destinatário, pode ser necessário incluir a data de nascimento dos visitantes, cidade, país de nascimento, número do passaporte, estado civil e outros detalhes pessoais. De qualquer forma, inclua os detalhes de contato completos do visitante, pois o Serviço Consular pode entrar em contato diretamente com eles para alguns questionamentos.
4. Indique a finalidade e a duração da visita-: Sua carta de convite para visto de negócios também deve incluir a finalidade para a qual você está convidando o visitante como bem como quanto tempo eles passarão no seu país antes de voltar ao país de origem.
Além disso, você precisa indicar a intenção dos visitantes de deixar o país assim que o objetivo da visita for alcançado. Para convencer o destinatário sobre isso, é necessário mencionar todos os compromissos dos visitantes em seu país de origem que os solicitarão que partam imediatamente após atingirem o objetivo de sua visita.
5. Indique quem irá cobrir as despesas: Em sua carta, você também deve indicar se você ou o visitante cobrirá as despesas de viagem e despesas relacionadas. Para cobrir as despesas, pode ser solicitado que você forneça evidências de fundos para cobrir as despesas, como um extrato bancário.
Após incluir todas as informações importantes, informe no último parágrafo que você pode ser contatado para qualquer esclarecimento. E inclua suas informações de contato. Arredonde sua carta com Atenciosamente ou outro fechamento aceitável; depois siga com sua assinatura, nome e posição na empresa que você representa.
Mais uma vez, lembre-se de que uma carta convite não é um documento obrigatório, mas oferece evidência documental que apóia o caso de emissão de visto e pode facilitar o processo de solicitação de visto.
