Como escrever uma carta de desculpas comerciais

No mundo dos negócios, há momentos em que as coisas dão errado e você precisa se desculpar e fazer as pazes.

Se você é seu em relação a um discordância que você teve com um cliente, entrega tardia de um pedido de clientes ou atraso em uma reunião com as partes interessadas, escrever uma carta de desculpas é bom para a alma. Ele limpa o ar e permite que você e o destinatário sigam em frente e deixem de lado os ressentimentos.

Nunca caia na armadilha de se recusar a se desculpar. Mesmo se você estiver convencido de que não fez nada errado, peça desculpas pelo papel que desempenhou no mal-entendido ou por não ser capaz de responder com mais eficiência.

Escrever um pedido de desculpas é ainda mais necessário quando um cliente está envolvido. Nesse caso, você deve escrevê-lo da perspectiva de os clientes estão sempre certos . Por quê? O motivo é que perder um cliente pode ser muito caro. E um único cliente insatisfeito pode desencorajar vários outros clientes em potencial a fazer negócios com você.

Portanto, como proprietário ou profissional de uma empresa, você deve conseguir escrever com eficiência cartas de desculpas comerciais que incentivam o destinatário a perdoar o erro e voltar a ter bons negócios com a empresa que você representa. Aqui estão algumas diretrizes para escrever uma carta de desculpas de negócios.

Como escrever uma carta de desculpas de negócios – modelo de amostra

1. Dirija-se à pessoa certa-: Se você está escrevendo sua carta de desculpas a um indivíduo específico ( como um cliente decepcionado ), deve abordá-lo por título e sobrenome, por exemplo, Prezada Sra. Edwards. No entanto, se você estiver enviando a carta para uma empresa, encaminhe-a para a pessoa encarregada de receber essas cartas. Se você não souber o nome do indivíduo, descubra e inclua-o em sua carta.

Uma carta de desculpas é mais eficaz quando o destinatário sabe que ela foi enviada especificamente a ele. A todo custo, evite cumprimentos impessoais e usados ​​em excesso, como Prezado Senhor ou Para quem possa interessar. Tais cumprimentos enviam sinais de que sua carta é outro comum carta.

2 Indique por que você está escrevendo a carta-: Comece sua carta declarando o que é isso tudo. Ou seja, informe o destinatário que a carta é um pedido de desculpas. Isso os preparará emocionalmente para cada palavra que vier depois. Você não deseja deixá-los adivinhando ou confusos sobre o porquê de escrever ou o que vai dizer.

Comece sua carta com uma declaração direta e simples como: Peço desculpas sinceramente por ou por meio deste escrevo esta carta para pedir desculpas sinceramente por Não brinque com o mato. E não comece narrando o que aconteceu. Iniciar sua carta com uma declaração de desculpas deixa o leitor calmo e receptivo a suas desculpas.

3. Declare seu erro: Depois de declarar que você está se desculpando, indique pelo que está se desculpando. Há momentos em que o destinatário pode ter esquecido o que aconteceu. Portanto, nunca deixe de fora esta parte assumindo que o destinatário ainda se lembrará.

Ao declarar seu erro, seja exato e claro. Isso convencerá o destinatário de que você realmente entende o que fez. Escreva algo como:

O que aconteceu na semana passada foi bastante pouco profissionalo cliente, você tinha o direito de escolher qualquer cor de que gostava ao comprar itens disponíveis em várias cores. Ao enviar um smartphone preto em vez do branco que você pediu, privamos você dessa liberdade, e isso estava errado. E recusar sua solicitação para alterar o dispositivo para uma da cor desejada foi um dos piores erros que já fizemos a um cliente. E lamentamos profundamente.

4. Reconheça o quanto você os machucou: Depois de declarar seu erro, reconheça o quanto isso machucou o destinatário. Essa é uma boa oportunidade para você mencionar que nunca pretendeu machucá-los – mas não se absolver da culpa ou dar desculpas frágeis.

Escreva algo como:

mais tarde soube que seu filho, a quem você encomendou o smartphone como presente de aniversário para o branco preferido, porque essa é a sua cor favorita, mas acabamos obrigando-o a aceitar o que ele realmente não gostava. Esperamos que você entenda que nunca foi nossa intenção. Queríamos que você olhasse para trás desta vez e se lembrasse apenas de coisas felizes, mas arruinamos isso com nossa falta de cuidado e atitude pouco profissional.

5. Aceite a responsabilidade: Isso é uma das partes mais difíceis de um pedido de desculpas, mas a mais importante. Mesmo o destinatário também tem algumas falhas, você terá que assumir que elas não apresentavam falhas. Apenas admita seu erro abertamente e sem reservas.Mesmo que você tenha algumas desculpas por suas ações, isso não deve impedi-lo de admitir que essas ações realmente prejudicam o destinatário.

Uma declaração simples como: Nós assumimos a responsabilidade por nossa atitude não profissional e pelo uma dor terrível que lhe causamos seria bom.

6. Ofereça uma solução para fazer as pazes-: Apenas dizer que você está arrependido não é suficiente. O que realmente torna seu pedido de desculpas eficaz é encontrar uma maneira de resolver o problema no futuro.

Video

Se o erro for algo que possa ser corrigido, como uma ordem errada ou com defeito, ofereça-se para corrigi-lo imediatamente, sem nenhum custo extra. custo para o destinatário. Mas se não puder ser corrigido, garanta ao destinatário seu compromisso renovado para evitar esses erros no futuro e seus planos para alcançá-lo. É melhor do que apenas dizer: Prometemos que isso nunca mais acontecerá.

7. Indique seu desejo de continuar o relacionamento-: Um pedido de desculpas não se destina apenas a buscar perdão aos destinatários; o objetivo final é consertar a falha no seu relacionamento com eles e manter o relacionamento sem problemas novamente. É melhor expressar o que você realmente deseja, como um relacionamento comercial contínuo. Depois de escrever o corpo da sua carta de desculpas de negócios, arredonde-a adequadamente e envie-a ao destinatário.

Você pode marcar esta página