Como impedir trabalhadores fantasmas em sua empresa de construção

Você administra uma empresa de construção e deseja manter os fantasmas afastados sua folha de pagamento? Se SIM, aqui estão 20 dicas seguras sobre como evitar trabalhadores fantasmas na construção.

O que é um Trabalhador Fantasma?

Trabalhadores fantasmas simplesmente colocam são funcionários que recebem seus salários regularmente de uma empresa, mas que não trabalham para essa empresa.

Os esquemas de funcionários fantasmas são executados por funcionários da folha de pagamento que criam identidades falsas completas com SSN, endereço, número de telefone, etc., ou que continuam a emitir pagamentos a funcionários que deixaram a empresa e desviam o pagamento para si mesmos. Qualquer que seja a forma que um funcionário fantasma assuma, é apenas um grande esquema roubar dinheiro de uma empresa.

Um funcionário fantasma também pode ser uma pessoa real, como um membro da família, quem não trabalha na empresa, mas quem recebe o pagamento e o compartilha com o fraudador ou mantém todo o pagamento para si mesmo.

O fenômeno do trabalhador fantasma é real na indústria da construção, onde você normalmente tem muitas pessoas na folha de pagamento o tempo todo. Devido aos muitos contratados, funcionários em período integral e ad-hoc que devem pagar o tempo todo na indústria da construção, normalmente é difícil rastrear seus pagamentos. Observou-se que trabalhadores fantasmas são mais prevalentes em grandes organizações do que em organizações menores, onde podem ser facilmente detectados.

O fenômeno dos trabalhadores fantasmas é uma das fraudes mais comuns na folha de pagamento que podem ser encontradas no setor de construção. Esse método de fraude pode se manifestar de várias maneiras, incluindo:

  • Gerente de folha de pagamento descontente – Se uma empresa de construção tiver um gerente de folha de pagamento que esteja insatisfeito e achar que ele ou ela merece uma compensação adicional, seria bastante fácil para eles modificar os registros da folha de pagamento para criar um funcionário novo, mas fictício, e coletar o cheque desse funcionário para si. Isso é particularmente verdadeiro se o gerente da folha de pagamento tiver um acesso irrestrito e não monitorado ao sistema da folha de pagamento.
  • Fraude de vários funcionários – Essa é outra maneira pela qual a fraude do trabalhador fantasma pode se manifestar em uma construção o negócio um processo de folha de pagamento mais complexo, ou se o funcionário não tiver acesso direto ao sistema de folha de pagamento, vários funcionários podem conspirar para fraudar o sistema e depois dividir o dinheiro que desviar. Normalmente, um funcionário terá algum tipo de papel na verificação e autorização da folha de pagamento, para que possa assinar em folhas de ponto falsificadas.
  • Compensação de família / amigo – Um funcionário pode criar uma registro no sistema de folha de pagamento para um membro da família ou amigo para que eles recebam um salário da empresa. Nesse caso, o funcionário real pode ou não receber uma parcela desse salário.

Os esquemas de funcionários fantasmas podem variar de entrada simples de dados (especialmente se o funcionário falso receber um salário), manipulação complexa de folhas de ponto falsas e redirecionamento de pagamento. Se você não ficar de olho na folha de pagamento em seus negócios de construção, esse tipo de fraude pode passar despercebido por algum tempo e é suficiente para sangrar uma empresa de milhões de dólares.

Bandeiras vermelhas que podem sugerir trabalhadores fantasmas nos seus negócios de construção

a. Anomalias nas informações dos funcionários. Há algumas anomalias que você pode notar na sua empresa de construção e isso indica que você tem um problema com o trabalhador fantasma.Se o número de Seguridade Social (SSN) de um funcionário não estiver listado ou vários funcionários tiverem o mesmo SSN, isso indica uma coisa, e isso é fraude. Novamente, se houver várias alterações de endereço dentro de um ano, você deve suspeitar.

b. Anomalias no registro da folha de pagamento para depósitos diretos. Isso acontece quando o mesmo número de conta bancária é usado para vários funcionários, indicando potencialmente que o salário de um funcionário fantasma está sendo depositado na mesma conta que outro funcionário usa. Essa é outra bandeira vermelha a ser observada. Várias contas bancárias do salário de um funcionário podem indicar que o salário de um funcionário fantasma está sendo dividido entre os conspiradores.

c. Anomalias de cheques na folha de pagamento. Se durante o pagamento em sua empresa de construção e vários cheques são emitidos para um funcionário dentro de um período de pagamento, ou uma imagem da verificação da folha de pagamento mostra que foi endossado por alguém com um nome diferente do beneficiário, então você pode ter um problema em suas mãos.

d. Anomalias de bônus ou aumento de salário. Se você notar a qualquer momento que um funcionário recebe um bônus diferente da distribuição típica de bônus da empresa, ou se ele recebe vários aumentos salariais no prazo de um ano, é uma causa a ser investigada. .

e. Tendências de folga dos funcionários. Um funcionário não tira folga ou licença médica por um ano inteiro ou a pessoa que processa a folha de pagamento nunca tira férias. Wilder disse que férias forçadas ou rotação de tarefas são um controle efetivo.

20 dicas seguras sobre como evitar trabalhadores fantasmas em sua empresa de construção civil

Por causa da Como existe um grande número de variáveis ​​que influenciam a forma como a fraude de funcionário fantasma é cometida, não há maneiras seguras de evitá-la ou capturar funcionários em flagrante. No entanto, existem etapas que você pode executar para reduzir seu risco:

  1. Realize auditorias de funcionários fantasmas

Na maioria dos casos, funcionários fantasmas são descobertos por auditorias completas dos registros da folha de pagamento. Você deve ter alguém em sua empresa de construção que compare regularmente os registros da folha de pagamento com os relatórios do cartão de ponto e os arquivos dos funcionários para procurar discrepâncias como funcionários falsos, números duplicados de previdência social, endereços duplicados ou contas bancárias duplicadas.

  1. Deveres separados da folha de pagamento

Outra coisa que você deve fazer no seu negócio de construção para evitar a incidência de trabalhadores fantasmas é garantir que peças diferentes do processo da folha de pagamento são tratados por pessoas diferentes. Se alguém é responsável por autorizar verificações, verifique se outra pessoa é responsável por distribuí-las.Se alguém tiver o poder de criar / excluir funcionários no sistema de folha de pagamento, verifique se outra pessoa verifica as alterações.

  1. Avalie as políticas de RH

Verifique se as equipes de RH e folha de pagamento estão totalmente atualizadas em suas políticas de RH, principalmente quando se trata de adicionar e remover funcionários da lista de funcionários. Isso ajudará a impedir que as informações de ex-funcionários sejam usadas para fraude fantasma.

  1. Torne sua folha de pagamento mais difícil de falsificar

Se você tiver funcionários que são remunerados com base no tempo deles, verifique se você possui processos para dificultar a falsificação de registros de tempos. Idealmente, use o rastreamento de tempo automatizado quando os funcionários entrarem e sairem. Para maior proteção, use um sistema de rastreamento de tempo com alguma forma de verificação de ID incorporada.

  1. Revise os relatórios da folha de pagamento periodicamente

A revisão periódica dos relatórios da folha de pagamento é uma etapa importante na mitigação e detecção de fraudes, e não é algo que deve ser feito apenas uma vez por ano pelo auditor. Ter em mente um número de controle do número total de funcionários em sua empresa de construção permite um bom ponto de partida para esta revisão.

A partir daí, pode ser tão simples quanto procurar nos nomes.Deve-se observar que, para uma segregação adequada, essa revisão deve ser realizada por alguém que não seja quem pode adicionar novos funcionários ou encerrar os antigos.

Se sua folha de pagamento não mudar com frequência, como nos casos em que o número de funcionários está mudando normalmente, sempre que você executa uma folha de pagamento, verifique se está de acordo com suas expectativas. Observe atentamente todas as descobertas anormais e saiba o que esperar ao executar relatórios.

  1. Utilize regras de turno predefinidas

As regras de turno predefinidas limitam o período durante o qual os trabalhadores podem entrar e sair do trabalho. Se eles tentarem fazer isso fora da janela de tempo predefinida, o sistema não permitirá. É possível definir regras para indivíduos, departamentos ou a empresa como um todo.

  1. Use a autenticação do usuário

A autenticação do usuário elimina o soco do colega, exigindo que os trabalhadores produzam um identificador exclusivo quando entram e saem dos turnos. Dependendo da sofisticação do sistema e da capacidade de integração com qualquer hardware, como um scanner, esse identificador pode ser um crachá de identificação, uma impressão digital ou até uma foto do rosto do trabalhador.

o próprio sistema de folha de pagamento, pergunte ao fornecedor se ele possui algum recurso que possa sinalizar automaticamente entradas que possam ter problemas com eles. Esses recursos são bastante comuns.

Você também deve emparelhar seu software com políticas de participação de som.Por exemplo, uma prática recomendada é exigir que os funcionários que perdem sua janela aprovada para entrar ou sair solicitando uma entrada manual de seu gerente. O gerente pode revisar as circunstâncias em que o funcionário se atrasou ou atrasar e determinar se a entrada deve ou não ser permitida.

  1. Examine as permissões de usuário do sistema

Você deve poder limitar o acesso de todos os usuários com base apenas em suas necessidades, para que os funcionários de classificação não possam alterar suas taxas de pagamento. Você também pode limitar quando as taxas de pagamento podem ser alteradas, por exemplo, após análises de desempenho.

  1. Livre-se dos cheques em papel

Os contracheques físicos são muito mais fáceis de falsificar e roubar do que suas contrapartes digitais; portanto, considere seguir o caminho do depósito direto ou do cartão de pagamento, se você ainda não o fez. Seu software deve permitir que você altere as formas de pagamento com facilidade.

  1. Crie relatórios de exceção

O sistema de contabilidade deve ser projetado com controles que colocam sinalizadores vermelhos nos resultados que estão fora dos parâmetros normais. Isso pode incluir:

  • Adições ou exclusões nas folhas de pagamento devem gerar um relatório automático para o supervisor relevante.
  • O pagamento de horas extras ou incentivos acima dos parâmetros estabelecidos deve gerar um Relatório de exceção.
  1. Procure funcionários sem deduções

Uma boa maneira de detectar funcionários fantasmas na sua empresa de construção civil, procure alguém que tenha poucas ou nenhuma dedução de seu salário. Um criminoso raramente se dá ao trabalho de criar um conjunto completo de inscrições de benefícios, principalmente porque isso reduzirá a quantia de dinheiro que eles podem roubar do empregador.

  1. Distribuição manual de cheques de pagamento

De vez em quando, você deve fazer questão de distribuir os cheques de pagamento manualmente em sua empresa de construção. Ao fazer questão de distribuir manualmente os cheques, sua organização tem uma oportunidade melhor de detectar funcionários fantasmas.

  1. Analise endereços ou dirija contas de depósito

Outra coisa que você pode fazer em sua empresa de construção para evitar a incidência de trabalhadores fantasmas é analisar endereços ou contas de depósito diretas. No processo de revisão de contas e endereços, sua organização pode identificar números de contas duplicados, endereços ou números de Seguro Social para vários funcionários.

  1. Análise de deduções de verificações de folha de pagamento

Se houver funcionários em sua folha de pagamento que não retenham imposto retido na fonte ou outras deduções, eles podem ser um funcionário fantasma.Ao analisar os depósitos diretos, você pode reduzir a burocracia da folha de pagamento, eliminando os contracheques em papel e a possibilidade de alteração, falsificação e grande parte do roubo, embora isso não impeça o direcionamento incorreto de depósitos para contas não autorizadas.

  1. Examine os cheques da folha de pagamento que possuem dois endossos

Embora a maioria deles seja legítima, duas assinaturas podem sinalizar a falsificação do endosso de um funcionário que partiu, que o o ladrão também endossa e deposita em sua própria conta.

  1. Desconfie das variações orçamentárias nas despesas da folha de pagamento

Os custos de mão-de-obra acima do orçamento podem indicar funcionários fantasmas; portanto, você deve ficar atento a quaisquer variações não planejadas em seu orçamento.

  1. Use a segregação de funções

Na sua empresa de construção, você deve garantir que muitas das funções da folha de pagamento não sejam atribuídas a uma pessoa. Garantir que as funções de preparação da folha de pagamento, desembolso e distribuição sejam segregadas. Deve ser aplicado das seguintes maneiras:

  • Ninguém deve poder adicionar um novo funcionário à folha de pagamento, definir salários, inserir tempo e pagar a pessoa.
  • Deve haver uma reconciliação mensal entre o razão da folha de pagamento e a lista de funcionários de RH executada por alguém fora do departamento de folha de pagamento.
  • A pessoa que autoriza a execução de um cheque não deve ser autorizada a recuperar os cheques impressos.
  • A função de contabilidade da folha de pagamento deve ser independente da função de contabilidade geral.
  • A TI não deve ter acesso aos programas de aplicativos de RH ou folha de pagamento.

18. Periodicamente, execute o SSN de todos os funcionários através do site da Administração de Seguridade Social – especialmente daqueles que trabalham em posições sensíveis – e siga-o com uma verificação de antecedentes. Outros sites para verificar a identificação dos funcionários incluem a verificação eletrônica ou o site do IRS. Isso ajudaria você a saber quem é quem.

20. Use um sistema de pagamento que exija que os funcionários se identifiquem

Se isso envolve o uso de um sistema de furto eletrônico, examine cuidadosamente. se as mesmas duas pessoas passam o cartão de forma consistente ao mesmo tempo. Isso pode indicar que alguém está passando o crachá de uma segunda pessoa sem que a segunda esteja se reportando ao trabalho.

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  1. Analise a consistência do horário dos funcionários

Se o horário nunca variar, pode ser uma bandeira vermelha sinalizando para um funcionário fantasma, porque o fraudador quer garantir que ninguém olhe para essa pessoa ou dite o que está acontecendo.

Conclusão

Embora o flagelo dos trabalhadores fantasmas possa não desaparecer em breve, a aplicação de algumas das medidas acima indicadas garantiria que você livrasse sua empresa de construção da ameaça dos trabalhadores fantasmas .

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