No mundo dos negócios, as notas de agradecimento são sempre apreciadas. Seja para dizer obrigado por uma indicação ou recomendação ou por outro favor de um indivíduo ou organização, reservar um tempo para agradecer não apenas mostrará ao destinatário quanto você valoriza o favor, mas também mostrará sua consideração e ajude a construir um relacionamento mais forte com o destinatário.
Embora uma ligação telefônica ou e-mail casual possa parecer suficiente, ela não tem a mesma gravidade que uma carta enviada. Sendo mais concreto do que eletrônico, uma nota de agradecimento adiciona um toque mais personalizado à sua mensagem de agradecimento. Ele também tem um forte impacto emocional no destinatário e tende a deixar uma impressão que dura mais.
Como as notas de agradecimento podem ser muito eficazes para fazer novas conexões, desenvolver relacionamentos existentes e mostrar consideração aos remetentes, mais do que o necessário para que todo empresário ou profissional saiba como escrevê-los. Aqui estão as diretrizes para escrever uma carta de agradecimento inesquecível.
Como escrever uma nota de agradecimento comercial
1. Escolha uma saudação apropriada: Se você estiver enviando a carta de agradecimento a uma pessoa em particular, dirija-se a ela por título e sobrenome – por exemplo, Caro Sr. Adams. Quando estiver endereçando mais de uma pessoa, inclua todas por nome e título na linha de saudação. Evite saudações clichês e impessoais como: Para quem possa interessar ou Prezado Senhor. Tais saudações tiram o brilho de sua carta e atenuam o interesse dos destinatários nela. Sua saudação deve convencer o destinatário de que a nota de agradecimento foi enviada a ele especificamente.
2. Comece com Obrigado: A primeira frase da sua carta de agradecimento deve ser estruturada em torno das palavras obrigado. Esta frase virá após a saudação, mas antes da explicação de por que você está agradecendo ao destinatário. Evite prolongar ou enfraquecer esta frase com palavras desnecessárias, pois gostaria de expressar minha gratidão por e estou escrevendo apenas para agradecer. Em vez disso, use uma frase direta traduzida no tempo presente perfeito – como “Muito obrigado por”. ou Agradecemos imensamente o seu
3.Explique o motivo da sua carta: É importante que você explique o motivo específico pelo qual está escrevendo a nota de agradecimento em primeiro lugar. Sua carta não terá o impacto emocional desejado se você não declarar uma razão ou se uma razão vaga como essa puder significar milhares de coisas – como Agradecemos seus negócios ou Muito obrigado por estar lá para nós. Em vez disso, escreva algo como: Muito obrigado por me oferecer um grande desconto na última vez em que vim fazer compras em sua loja ou Obrigado por nos permitindo servi-lo por 10 anos.
4. Indique o benefício ou o significado do favor-: Para fazer o leitor entender o quanto você valoriza e aprecia o que você está agradecendo, cite o principal benefício ou impacto do motivo pelo qual você declarou anteriormente. Por exemplo, você pode escrever: Seus conselhos provaram ser inestimáveis para ajudar-nos a alcançar as metas anuais de nossas empresas ou O desconto de que desfrutei me ajudou a economizar algumas centenas de dólares que eram tudo o que precisava para pagar minha utilidade contas no mês passado. Declarações como essas motivam o leitor a continuar esse relacionamento e a oferecer ainda mais.
5.Declare sua esperança para o futuro: Uma das partes mais inspiradoras e instigantes de uma carta de agradecimento é seu pensamento ou esperança para o futuro – relacionado ao benefício que você soletrou. Certifique-se de amarrar essa esperança aos esforços ou objetivos atuais do destinatário. Por exemplo, você pode escrever: Espero que possamos continuar atendendo às suas necessidades de manutenção de ativos ao abrir sua nova instalação em Seattle . Essa declaração informa ao destinatário o que você espera e afirma explicitamente seu desejo de estabelecer um relacionamento de longo prazo com ele.
6. Reitere seus agradecimentos e feche sua carta-: Sua última frase deve ser simples que reitera seu agradecimento inicial. Comece com algo como Obrigado mais uma vez por , mas use palavras diferentes por esse motivo.
Na maioria das vezes, será apropriado fechar sua nota de agradecimento com algumas variações de Atenciosamente, Atenciosamente, ou Atenciosamente. então seja seguido por sua assinatura. Sempre assine seu nome em caneta mesmo se a letra for digitada. E, quando apropriado, inclua seu título ou cargo e o nome da sua empresa abaixo do seu nome.
