Como proprietário, executivo ou outra parte interessada de uma empresa, você será necessário realizar reuniões do conselho regularmente ou em algumas ocasiões. Como essas reuniões têm o objetivo de comunicar em grupo e compartilhar idéias entre os figurões de uma empresa ou setor, você precisa entender como conduzi-las efetivamente para atingir esse objetivo.
Se uma reunião do conselho for bem-sucedido, a maior parte do crédito será destinada ao indivíduo que presidiu a reunião. E se não conseguir atingir seu objetivo, a maior parte da culpa será do mesmo indivíduo. A única diferença entre uma reunião bem-sucedida e uma falha é a maneira como as duas são conduzidas. Deseja realizar reuniões bem-sucedidas do conselho que atinjam seu objetivo ? As dez dicas a seguir ajudarão você.
- 10 razões pelas quais as reuniões de negócios são um desperdício de tempo
10 dicas poderosas para executar um Reunião do Conselho com sucesso
1.Defina metas e distribua a agenda com antecedência
Uma das maneiras mais fáceis de perder tempo em uma reunião é exigir que os participantes sugerir idéias ou sugestões sobre algo sobre o qual estão ouvindo pela primeira vez naquela reunião. No entanto, esse erro é muito comum.
Em vez de perder um tempo precioso em uma reunião, transformando-a em uma sessão de brainstorming, você pode criar uma estrutura para a reunião e comunicar a agenda aos participantes convidados com antecedência. Dessa forma, eles teriam pensado em idéias e até as ajustado antes da data da reunião. Isso economizará muito tempo e ajudará você a obter mais em uma única reunião.
2. Assuma o controle ao longo da reunião
Boas reuniões são produtos de boa liderança . Portanto, controle a reunião e deixe claro para os participantes que você pretende manter a reunião relevante e breve. Coloque um relógio onde todos verão para mostrar aos seus colegas na reunião que você realmente valoriza o tempo deles. Durante a reunião, garanta que suas discussões não fiquem fora do tópico. Sempre que isso acontecer, concentre o grupo novamente, lembrando-os dos problemas relevantes que você tem na agenda de reuniões.
3. Permita que todos contribuam
A essência de convocar uma reunião é garantir um fluxo de comunicação bidirecional. Para esse fim, é importante incentivar contribuições honestas e relevantes de todos os presentes na reunião. Como líder da reunião, você pode facilmente cometer o erro de usar sua opinião na manga, mas deve ser cauteloso se isso acontecer, pois isso derrota o objetivo da reunião. Evite a tentação de descartar as contribuições de outras pessoas imediatamente – mesmo quando elas parecerem risíveis ou burras.
4. Finalize sua reunião com um plano de ação
Uma das características de uma reunião bem-sucedida é um plano de ação que detalha o várias estratégias a serem implementadas com base nas decisões tomadas na reunião, os responsáveis pela implementação, a data e a hora da implementação e o resultado esperado da estratégia.
5. Mantenha atas detalhadas da reunião
É muito importante que alguém registre as atas ou o andamento de uma reunião.A ata servirá como prova de que a reunião foi realizada e como referência histórica para esclarecer quaisquer dúvidas ou mal-entendidos que possam surgir sobre os trabalhos da reunião.
6. Elimine todas as distrações do local
Embora seja esperado que todos os participantes da reunião eliminem todas as distrações pessoais, como smartphones e tablets, é igualmente esperado que você – como líder da reunião – remova todas as distrações do local do evento. encontro. Por exemplo, se uma reunião ocorrer na sala de lançamento de sua empresa, desligue a TV LED, pois seria difícil para os participantes não olharem para ela em intervalos durante a reunião, se você a mantiver ativa.
7. Nunca interrompa ninguém
Mesmo se você for superior a todos os outros participantes da reunião, deve sempre resistir à tentação de interromper quando estiver falando. Mesmo que você não concorde plenamente com o que está dizendo ou pense que é besteira, permita que eles terminem antes de abordar seus pontos.
8. Preste a máxima atenção
Quando você está realizando uma reunião, todos mantêm os olhos em contato com você quando estão falando. Ouvi-los com atenção é uma maneira de dizer a eles que você respeita as opiniões deles e que está disposto a ouvi-los. Apenas poucas coisas podem ser irritantes para os outros em uma reunião do que brincar com o seu smartphone quando eles estão falando.Ele envia sinais de que você não valoriza as opiniões deles e que a reunião em si não é importante para você.
9. Gerencie bem o conflito: É comum que surjam conflitos nas reuniões do conselho. Se isso acontecer na reunião em que você estiver concorrendo, tente controlá-lo o máximo possível, sem deixar ressentimentos na mente de ninguém.
10. Reconheça e agradeça a todos os presentes
No final de uma reunião do conselho, reconheça a presença de todos os presentes e agradeça por participarem da reunião e por fazerem contribuições significativas. Diga aos participantes que você os aprecia, motivando-os a se envolverem em reuniões subsequentes.
