Você administra uma ONG e deseja aumentar a eficácia da diretoria Encontros? Se SIM, aqui estão 21 dicas inteligentes sobre como realizar uma reunião do conselho sem fins lucrativos.
As organizações sem fins lucrativos são administradas por conselhos, e o sucesso da sua organização sem fins lucrativos é diretamente proporcional ao sucesso das reuniões do conselho. porque você só pode implementar o que foi discutido e aprovado pelo conselho. Se suas reuniões do conselho forem realizadas de maneira eficaz, você verá uma melhoria acentuada na sorte de sua organização sem fins lucrativos. O sucesso dessas reuniões também pode fornecer apoio e incentivo à sua equipe, por isso valem cada minuto que você gasta planejando-as.
A preparação sistemática da sua próxima reunião do conselho sem fins lucrativos não apenas elimina o estresse, mas pode realmente melhorar desempenho geral da sua organização sem fins lucrativos. Diferentemente da percepção geral de que as reuniões do conselho são eventos mensais (ou trimestrais) chatos, cansativos, irritantes e estressantes, o seu não precisa ser assim.
Se estiver com problemas para manter a atenção dos membros do conselho durante uma reunião ou se você está constantemente recebendo desculpas para pular as reuniões, talvez seja hora de repensar suas estratégias. Nada prejudica a eficácia do conselho, mais do que reuniões mal organizadas que não permanecem no tópico e que continuam até altas horas da noite. Os membros do conselho sem fins lucrativos são voluntários e não estão sendo pagos por hora, portanto, você deve mantê-los devidamente envolvidos, se quiser que eles fiquem com você.
Riscos de conduzir uma reunião ruim do conselho sem fins lucrativos
Uma reunião ruim do conselho administrativo sem fins lucrativos corre o risco de não contribuir para o sucesso da sua organização sem fins lucrativos, ou até mesmo dificultá-la. Esses são os riscos que você corre quando as reuniões do conselho não são realizadas adequadamente;
- Má reputação : uma reunião mal administrada do conselho pode se transformar em um conselho mal administrado. Um conselho mal administrado é prejudicial por si só, mas fica pior quando as informações chegam ao público. Ele pode marcar você como uma organização sem fins lucrativos sem seriedade e ninguém gostaria de fazer doações para você. Sendo que as organizações sem fins lucrativos prosperam em doações, você estaria perdendo uma fonte de renda.
- Reuniões mal administradas sem fins lucrativos geram frustração e confusão : não preparar uma reunião efetiva sem fins lucrativos gera confusão e frustração entre os membros da diretoria. Por sua vez, isso pode contribuir para uma baixa satisfação entre os membros do conselho (que costumam oferecer seu tempo como voluntário). Também pode confundir e frustrar membros da equipe, porque o caos pode ser filtrado.
- Reuniões ineficazes da diretoria sem fins lucrativos perdem tempo e energia : sair de tópico, discussões sem fim e pragas irrelevantes de comentários todas as reuniões, não apenas as reuniões do conselho sem fins lucrativos. Isso pode resultar em perda de tempo e energia.
21 dicas sobre como realizar uma reunião do Conselho sem fins lucrativos com êxito
- Envie notificações
Mesmo que a data da sua próxima reunião tenha sido anunciada na reunião anterior, você deve enviar notificações à medida que a data se aproxima. Reserve o local da reunião e envie um comunicado por e-mail ao seu quadro com a data, hora e local da próxima reunião, anexando as atas da última reunião. Exija saber quem está chegando para determinar se você terá um quorum e forneça um prazo para que eles respondam.
Peça a todos que leiam as atas da última reunião do conselho, que será votada em para aprovação na próxima reunião. Peça aos membros do conselho que não puderem participar da próxima reunião que enviem quaisquer comentários que tenham sobre a ata.Solicite que quaisquer relatórios que necessitem de impressão e distribuição, como o relatório de um tesoureiro, sejam enviados com antecedência suficiente para fazer cópias.
2. A reunião começa antes da reunião
Na verdade, uma reunião do conselho de administração não começa quando todos estão sentados ao redor de uma mesa e ela é solicitada. Seu trabalho realmente começa muito antes disso. Antes da reunião, você precisa cuidar da logística para que o tempo transcorra sem problemas.
Ajuda a coletar e enviar todos os relatórios regulares, incluindo os financeiros, os relatórios dos diretores e quaisquer outros registros de negócios que precisam ser revisados antes da reunião. Se você enviar para os diretores com antecedência, eles terão tempo para tomar notas, preparar perguntas e familiarizar-se com as informações.
Isso também ajuda a manter o mínimo de surpresas nas reuniões do conselho. Se você tiver alguma proposta grande ou itens controversos, convém avisar os membros do conselho antes da reunião. Você não quer pegar ninguém desprevenido. Isso também pode ajudá-lo a discutir o mérito das propostas anteriores à reunião e dá a cada um dos diretores tempo para avaliar cuidadosamente os benefícios de cada item.Mais uma vez, retirar parte do pensamento e digerir idéias das reuniões do conselho irá ajudá-los a funcionar com mais tranqüilidade.
3. Abertura da reunião
O presidente da diretoria deve iniciar a reunião agradecendo aos membros da diretoria que fizeram contribuições especiais em dinheiro, apresentações valiosas ou outros recursos significativos desde a reunião anterior da diretoria. O reconhecimento não é apenas importante, mas também indica aos outros membros do conselho o que é valorizado e como eles também podem ajudar.
4. Comece com a ata
A ata da sua reunião anterior precisa ser lida e cada membro recebe uma cópia. Dê a cada membro a oportunidade de aprovar ou sugerir uma alteração. Se houver uma alteração sugerida, verifique se os outros membros concordam em alterar a ata da maneira sugerida.
5. Defina sua agenda
As reuniões do conselho sem fins lucrativos usam uma agenda, que é um esboço do conteúdo da reunião. Crie uma chamada com pedido, apresentação de relatórios de convidados, presidente e tesoureiro, aprovação de minutas passadas, relatórios de comitês, novos negócios, antigos negócios e adiamento.
Sua secretária deve levar minutos detalhados de sua reunião; se a secretária não estiver lá, determine quem tomará as atas. Ter vários anos de atas de reuniões anteriores ajudará você a determinar se um conselho anterior já definiu as políticas que você está considerando ou discutiu e rejeitou.
Se você está programado para ter uma discussão longa e exaustiva sobre um programa futuro, acompanhá-lo com uma análise aprofundada do orçamento do próximo ano pode não levar a um uso produtivo do seu tempo. Mantenha a reunião ágil, faça pausas e não deixe as conversas ficarem muito pesadas.
Mantenha a energia! Pensando no futuro e equilibrando a agenda, você pode criar uma reunião que permita abordar vários tópicos sérios, mas lembre-se de não arrastá-la. A outra metade disso ocorre durante a reunião. Depois de definir a agenda, cumpra-a para garantir que você faça tudo o que planejou.
6. Faça a reunião sobre decisões e não atualizações
Seus membros do conselho sem fins lucrativos são um dos seus recursos mais preciosos, portanto, eles devem fazer pelo menos 80% das conversas durante a reunião, e essa conversa deve concentre-se principalmente em decisões e discussões estratégicas, e não em atualizações e relatórios da equipe (exceto os absolutamente necessários).
Muitas organizações sem fins lucrativos acham que suas reuniões do conselho ficam tão consumidas pela sobrecarga de informações que dificilmente conseguem tempo para obter informações genuínas. diálogo e tomada de decisão sobre questões importantes. Isso evita discussões sobre metas estratégicas de longo prazo e como o conselho pode agregar valor à sua organização sem fins lucrativos.
Procure maneiras de minimizar grandes downloads e relatórios de informações.Em vez disso, utilize uma agenda de consentimento para aprovação de itens de rotina, como atas, contratos, políticas controladas, etc. Os tipos de itens que aparecem em uma agenda de consentimento são itens não controversos ou itens de rotina discutidos em todas as reuniões.
7. Mantenha atas detalhadas
Enquanto a reunião está em andamento, é importante acompanhar o que está acontecendo. Pode ser fácil se envolver na discussão e se concentrar na direção da conversa. Você também deve certificar-se de que alguém esteja anotando a reunião, seja você, o secretário do conselho ou outra pessoa. A ata deve incluir um resumo dos pontos apresentados, etapas das ações, moções e outras ações oficiais. Tomar minutos detalhados e detalhados durante a reunião pode ajudar a eliminar dores de cabeça mais tarde.
8. Formação de equipe
Se os membros do seu conselho forem desapaixonados um pelo outro, isso pode não criar um ambiente de reunião muito saudável. Você não precisa jogar juntos, mas deve se preocupar com as pessoas com quem está trabalhando e os membros do conselho devem investir no que está fazendo.
Você deve incentivar o compartilhamento de histórias e sucessos pessoais ( nos horários apropriados) entre os membros do conselho, para que se conheçam. Você também pode passar o tempo nas reuniões realizando atividades de formação de equipe, mas verifique se elas não são forçadas ou fazem com que alguém se sinta desconfortável.O objetivo é formar uma equipe e não encontrar novos companheiros de jogo.
9. Ouça e peça opiniões
Todo membro do seu conselho é importante. Você pode fazê-los se sentirem mais envolvidos, garantindo que todos tenham a chance de contribuir. Às vezes, os membros do conselho podem ficar quietos porque são ofuscados por outros membros, mas outras vezes pensam no assunto e ainda formulam seus pensamentos. Uma coisa é pedir que eles conversem, mas você também deve ouvir o que eles estão dizendo e encaixá-lo no contexto da reunião. Permita a todos a oportunidade de falar e verifique se todo o quadro está atento.
10. Observe as regras de ordem de Robert
Você não precisa ser excessivamente formal em suas reuniões (muitas reuniões do conselho são muito casuais), mas ter um conhecimento básico de quando fazer uma moção e quando chamar a pergunta é útil. Ter uma cópia das regras parlamentares aceitas ajudaria a informar como proceder e a coisa mais aceitável a ser feita.
11. Aprecie seu conselho
Os membros do conselho são voluntários que dedicam tempo e dinheiro à sua organização. Reserve um tempo durante as reuniões para garantir que elas sejam apreciadas. Mencione seus nomes quando apropriado em boletins e releases da mídia. Às vezes, pequenos presentes são úteis, mas não sejam extravagantes para não serem acusados de desperdiçar o dinheiro da organização.
Embora isso possa não estar diretamente relacionado às reuniões, verifique se os diretores sabem que você aprecia o trabalho deles e pode ajudá-lo a ter reuniões mais eficazes. Se eles se sentirem apreciados, provavelmente estarão mais envolvidos e quererão participar. Embora você possa oferecer a eles jantar ou presentes, uma nota de agradecimento ou um presente especial exclusivo para a sua organização sem fins lucrativos também pode ser igualmente eficaz.
12. Revise os itens de ação
Isso é simples e direto, mas você deve revisar as etapas de ação da próxima reunião duas vezes, se não três. Primeiro, ao final de cada reunião, revise as tarefas atribuídas aos membros do conselho e a linha do tempo de cada item. Depois da reunião, envie um email aos membros do conselho com outro lembrete dos itens de ação.
Quando você envia o aviso da próxima reunião, também pode enviar outro lembrete das etapas da ação. Se seus diretores continuarem avançando o trabalho entre as reuniões, isso poderá ajudar as reuniões reais a serem mais produtivas.
Como em qualquer outra coisa, liderar uma reunião exige habilidade. É preciso liderança, organização e expectativas claras. Se você seguir estas dicas, poderá tornar as reuniões do seu conselho de diretores mais eficientes. Antes que você perceba, seu conselho estará bombeando como um coração forte e saudável.
Mais dicas sobre como realizar uma reunião bem-sucedida do conselho
a.Definir limite de tempo
Limite a duração das reuniões para duas horas ou menos, se possível. Após duas horas, especialmente se você estiver realizando a reunião à noite, a atenção começará a diminuir. Se você precisar passar mais de duas horas, faça uma pausa. Oferecer refrescos é sempre uma boa idéia.
b. Escolha um bom local
Tente encontrar uma sala de conferências para a reunião. Manter uma discussão em torno de uma mesa de conferência é muito mais fácil do que manter uma na sala de estar de alguém. A tabela oferece um local para definir documentos, e o ambiente pode ajudar os membros do conselho a se condicionarem mentalmente para os negócios em questão.
Ele também define o cenário e implica que o trabalho deve ser feito. Evite realizar reuniões em restaurantes e cafés, se possível. Os níveis de ruído são altos demais para possibilitar uma boa discussão e toda a atividade é uma distração constante. Você também não tem privacidade.
3. Agende uma reunião entre o diretor executivo e o presidente do conselho antes da reunião
Isso pode ser feito pessoalmente ou por telefone, mas é uma etapa importante na determinação da agenda e do foco da próxima reunião . A reunião também permite ao diretor executivo atualizar o presidente sobre questões da equipe, oportunidades de financiamento e todas as áreas em que o conselho precisa oferecer orientação e apoio adicionais.
4. Atenha-se à agenda: não permita que as pessoas se desviem do assunto.Algumas agendas definem o tempo permitido para discussão após cada item. Você não precisa fazer isso, mas se suas reuniões estiverem fora do curso, definir limites de tempo pode ajudar a controlá-las.
5. Faça sua lição de casa: Envie artigos e recursos que agreguem valor ao tópico ou questões em discussão com antecedência. Isso dá tempo aos membros do conselho para se educarem e estarem na mesma página durante uma reunião.
6. Agende um horário para check-ins do comitê: O horário é de maior valor. Crie tempo na sua agenda para ouvir as atualizações dos comitês – os pontos de discussão podem ser adicionados para discussão na agenda das próximas reuniões.
7. Poste um gráfico de acrônimos: Faça um pôster com os acrônimos externos e internos usados com frequência e publique-o na parede durante todas as reuniões. Isso pode ajudar as conversas a fluir melhor.
8. Distribua etiquetas de nome em todas as reuniões: É fácil para os membros do conselho esquecerem os nomes um do outro, principalmente se o conselho se reunir raramente. Ter etiquetas de nome elimina possíveis situações embaraçosas para os membros do seu conselho. Ele também pode ajudá-lo com as apresentações.
9. Compartilhe um pouco de comida
Tomar uma xícara de café e um prato de biscoitos, pastas e biscoitos é bom para criar uma atmosfera positiva. Isso funciona muito bem para ajudar a construir uma atmosfera social que cultiva a confiança e a capacidade do grupo de trabalhar juntos.No entanto, você precisa ter cuidado com os jantares de bordo. A maioria dos membros do conselho reluta em participar de um evento puramente social, a menos que haja algum valor agregado ou trabalho a ser realizado.
10. Avalie a eficácia da diretoria
Dependendo da cultura de sua organização sem fins lucrativos, pode ser necessário ocasionalmente avaliar a eficácia da diretoria. Faça isso oferecendo formulários de avaliação da reunião após cada sessão do conselho para obter feedback sobre se a reunião alcançou seus objetivos com sucesso ou se o presidente ou o presidente conduz verificações de satisfação.
