10 maneiras vestidas de ferro para proteger informações / documentos confidenciais

Você está preocupado com o vazamento de informações confidenciais da empresa e deseja evitá-las? ? Se SIM, aqui estão as 10 melhores maneiras de proteger documentos comerciais.

O mundo é uma vila global e a Internet tornou mais fácil administrar nossos negócios, mas uma das desvantagens do Internet é que facilitou o comprometimento das informações comerciais e o roubo de dados. Agora, tornou-se muito importante para os proprietários de empresas tomarem medidas proativas para impedir que suas informações comerciais sejam comprometidas e segredos comerciais sejam roubados. Vamos dar uma olhada em algumas das maneiras pelas quais as informações comerciais ficam comprometidas:

3 maneiras pelas quais as informações comerciais são comprometidas ou roubadas

  • Trabalho de troca de funcionários – : Quando um funcionário trabalha para você por um tempo, ele aprende muito sobre seus negócios e provavelmente aprende alguns segredos comerciais que você usa para melhorar o sucesso de seus negócios. Agora, se o funcionário decidir deixar sua empresa para trabalhar para um concorrente, ele poderá revelar alguns desses segredos comerciais aos seus concorrentes.Um funcionário também pode deixar sua empresa para iniciar um negócio semelhante, tornando-se seu concorrente e usando alguns de seus segredos comerciais para impulsionar seus negócios.
  • Investidores e parceiros -: no processo de Na busca de fundos para o seu negócio, você deverá apresentar um plano de negócios que será usado para avaliar a viabilidade do negócio. Este plano de negócios pode conter algumas idéias e estratégias de negócios exclusivas que podem ser roubadas pelos investidores, especialmente se o negócio não der certo.
  • Hacking -: as informações da sua empresa podem também entre em mãos indesejadas por meio de hackers da Internet.

Então, como você protege suas informações e documentos comerciais confidenciais de entrar em mãos indesejadas?

10 maneiras revestidas de ferro para proteger informações / documentos confidenciais

1. Analise as informações da sua empresa para determinar quais devem ser protegidas contra as mãos indesejadas. Se você tiver alguma informação que considere sigilo comercial, precisará analisá-la cuidadosamente. Segredos comerciais são geralmente definidos como informações ou idéias únicas com as quais uma empresa usa para obter uma vantagem sobre seus concorrentes.

2. Crie uma política de proteção de dados que você comunique aos seus funcionários para ajudá-los a entender os tipos de informações que devem ser mantidas em segredo e também para entender suas responsabilidades em manter essas informações. Você também deve organizar reuniões e treinamentos regulares para lembrar seus funcionários da necessidade de proteger as informações da empresa.

3. Crie áreas de armazenamento para documentos confidenciais . Essa área deve ser altamente protegida e monitorada com câmeras e o acesso não autorizado deve ser fortemente evitado.

4. Processo de descarte de documentos -: A maneira como os documentos indesejados são descartados também é muito importante. Os documentos podem entrar em mãos não autorizadas se não forem descartados adequadamente. Portanto, é importante que você adquira uma trituradora de papel para destruir documentos indesejados ou convide empreiteiros de trituração de papel para fazê-lo em seu nome.

5. Verifique se todas as informações confidenciais estão devidamente rotuladas e se afirma que o documento não pode ser copiado ou usado sem autorização.

6.Ao contratar funcionários para trabalhar para você, você deve garantir que eles assinem acordos como parte das condições de emprego. Alguns dos documentos que você deve solicitar para assinar incluem:

  • Cláusula de não concorrência -: este é um acordo assinado pelo funcionário, declarando que ele / ela não se envolveria em um negócio semelhante em concorrência contra o empregador.
  • Não Solicitação: Este é outro contrato que você deve pedir ao seu funcionário para assinar afirmando que não solicitaria clientes, oportunidades de negócios ou funcionários direta ou indiretamente da sua empresa.

7. Incluir acordos de confidencialidade nos documentos do contrato -: as informações comerciais não são apenas vazadas pelos funcionários. Às vezes, eles podem vazar através de contratados, consultores e prestadores de serviços. Por exemplo, as informações privadas de um banco podem ser comprometidas por meio de seus consultores de TI. Portanto, todos os proprietários de empresas devem fazer questão de incluir acordos de confidencialidade em seus documentos de contrato com qualquer provedor de serviços.

8. Os empresários também devem tentar o máximo possível para reduzir o número de pessoas que têm acesso a documentos confidenciais.

9.Quando um funcionário estiver deixando sua empresa, lembre-se de pedir que ele devolva todos os documentos e propriedades da empresa em sua posse e também lembre-os da necessidade e das conseqüências de não cumprir seus acordos de confidencialidade.

Se você ainda tem dúvidas de que esse funcionário possa revelar segredos comerciais à nova empresa na qual ele foi contratado, você pode enviar uma carta oficial à empresa informando-o do contrato de não divulgação e confidencialidade que o funcionário assinou com sua empresa.

10. Proteja seus documentos eletrônicos -: se você usa muito a Internet em seus negócios, é importante proteger seus documentos. Você pode conversar com um consultor de TI sobre maneiras pelas quais você pode proteger seus dados na Internet.

11. Monitore seus visitantes: verifique se a área do visitante nas instalações da sua empresa está separada da área de trabalho e se os visitantes são monitorados de perto para evitar acesso não autorizado a áreas restritas.

12. Quando um funcionário deixar sua empresa, altere todas as senhas e códigos de segurança conhecidos pelo funcionário.

5 etapas a serem seguidas quando as informações da sua empresa ficarem comprometidas?

a. Primeiro você deve descobrir como e por que isso aconteceu . Como a informação vazou? É como resultado de uma fraqueza no seu sistema ?É importante que você primeiro identifique o canal de vazamento para ajudá-lo a oferecer uma solução.

b. Procure assistência jurídica, se necessário -: se você descobrir que as informações vazaram como resultado de uma quebra de contrato, poderá ser necessário envolver o seu advogado para que a parte responsável possa ser processada e obrigada a pagar pelos danos. . Além disso, se você achar que as informações vazadas podem ser perigosas para sua empresa ou clientes, você precisará de apoio legal para protegê-lo.

c. Informe seus funcionários e todas as partes afetadas sobre o incidente.

d. Tome medidas proativas para reduzir os danos. No caso de um site invadido, talvez seja necessário desligar completamente por um tempo para que possa ser limpo.

e. Você também deve tomar medidas para evitar ocorrências futuras.

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